Qu’il s’agisse d’offres d’emploi, de lettres de refus ou d’invitations à une fête du personnel, il est important de trouver le mot juste pour faire bonne impression à vos interlocuteurs et interlocutrices. Voici 5 conseils pour donner un nouveau souffle à votre communication écrite.
Chronique d’Andrea Kern
Chaque e-mail, chaque lettre et chaque publication sur LinkedIn dit quelque chose sur votre entreprise et sur vous. Pour la communication interne, vous connaissez bien votre public et vous pouvez rédiger aisément et clairement même des courriers formels comme des invitations à des entretiens. Pour les lettres de licenciement, vous devez la rendre personnelle et choisir le bon ton, par égard pour la personne concernée.
Pour la communication externe, vos écrits représentent l’entreprise. Il faut que vos offres d’emploi soient attractives, tout comme vos messages de refus, même s’il s’agit de mauvaises nouvelles. C’est pourquoi il est utile de vérifier régulièrement vos textes RH et de les retravailler si nécessaire. Vous pouvez utiliser les 5 conseils suivants comme fil rouge.
1. Ne pas commencer avec une phrase banale
La première phrase détermine la suite de la lecture. C’est pourquoi il faut que vous évitiez les phrases banales ou creuses en guise d’introduction. Une question ou une approche directe éveillera tout de suite l’intérêt.
Par exemple, si vous retravaillez votre offre d’emploi, de nombreux talents vont postuler. Essayez de donner une réponse dynamique, pour donner une image professionnelle et sympathique de vous. Cette technique fonctionne aussi bien pour les accusés de réception que pour les invitations à un entretien d’embauche.
Exemple – réponse à une candidature spontanée
À éviter
Nous vous remercions pour votre intérêt envers notre entreprise et pour votre candidature spontanée du 12 juin.
À utiliser
Vous avez fait preuve d’initiative et de motivation, des qualités qui nous plaisent beaucoup. Merci pour votre candidature.
Exemple – invitation à la fête du personnel
À éviter
Vous êtes cordialement invité(e) à notre fête du personnel.
À utiliser
Une petite voix m’a dit que la fête du personnel avait lieu le (date) à (lieu), et que vous y êtes invité(e) !
Beispiel – confirmation de la date d’entretien
À éviter
Suite à notre entretien téléphonique, nous vous confirmons la date de l’entretien, le 18 juillet.
À utiliser
Notre échange de tout à l’heure a été sympathique et prometteur. Nous nous réjouissons d’autant plus de vous rencontrer personnellement lors d’un entretien, le 18 juillet.
Pour que vous ne perdiez pas le rythme des dernières évolutions en matière de RH et de recrutement, nous avons résumé pour vous les 10 principales tendances à suivre.
2. Viser la clarté
« ci-dessus », « ci-dessous », « susmentionné », « voir page suivante »… Les expressions de ce type dans un document rendent sa lecture et sa compréhension difficiles. Veillez à être aussi clair(e) que possible, notamment envers les personnes qui viennent d’arriver dans votre entreprise et ne la connaissent pas encore. Cette règle s’applique aussi aux documents légaux comme les contrats.
Exemple – suivant
À éviter
Nous vous prions de répondre aux questions suivantes :
À utiliser
Veuillez répondre à ces 5 questions concernant votre candidature. Merci d’avance.
Exemple – susmentionné
À éviter
En plus du contrat susmentionné, nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants :
À utiliser
En plus du contrat susmentionné, nous attirons votre attention sur ces 4 points :
Si vous vous demandez pourquoi les chiffres ne sont pas écrits en toutes lettres, comme le veut la règle, l’usage est plus souple actuellement. Vous pouvez les écrire en toutes lettres, mais ce n’est plus une obligation.
3. Utiliser les deux points
Les deux points sont un effet de style et donnent un rythme agréable à tout texte, en créant des pauses.Vous pouvez les utiliser non seulement dans vos communications internes et dans vos offres d’emploi sur les réseaux sociaux, mais aussi dans vos e-mails. Pour les personnes qui vous liront, ce sera un changement rafraîchissant.
Exemples
- D’ailleurs : cet événement se termine le 19 octobre.
- Bon à savoir : vous recevrez le prochain plan d’action une semaine à l’avance.
- Attention : nous ne tenons compte que des candidatures qui nous parviennent à cette adresse.
- Save the date : Notre rencontre d’équipe aura lieu le 25 juin. Vous recevrez bientôt plus de détails.
- À propos du contrat de travail : vous trouverez à la page 3 les informations demandées sur les absences rémunérées.
4. Rédiger de façon concrète
Plus vos textes sont concrets, meilleurs ils sont, car ils permettent à vos lecteurs et vos lectrices de s’en faire une image claire. C’est notamment le cas des offres d’emploi, qui constituent parfois le premier point de contact avec votre entreprise. Optez également pour un langage inclusif, afin de montrer l’engagement de votre entreprise pour la diversité et l’inclusion.
Exemples – offres d’emploi
À éviter
Vous serez à la tête d’une petite équipe.
À utiliser
Vous êtes directement rattaché(e) à la direction et dirigez une équipe de 4 personnes.
À éviter
Vous organisez des événements divers.
À utiliser
Vous organisez des événements pour un public jusqu’à 150 personnes, comme notre congrès annuel.
À éviter
Vous travaillez dans un environnement agréable.
À utiliser
Vous disposez d’un bureau individuel qui se situe au centre de (lieu) et est facilement accessible avec les transports en commun.
5. Éviter les verbes de modalité
Adressez-vous à vos nouveaux collaborateurs et collaboratrices avec un message personnel et direct. Évitez les verbes comme « pouvoir » ou « devoir », qui diluent vos propose et sont souvent superflus.
Exemple – message d’accueil
À éviter
Nous nous réjouissons de pouvoir bientôt vous accueillir.
À utiliser
Nous nous réjouissons de vous accueillir bientôt.
Nous vous souhaitons la bienvenue dans notre équipe !
Exemple – lettre accompagnant un contrat de travail
À éviter
Vous pouvez adresser toutes vos questions à Mme X.
À utiliser
Avez-vous des questions ? Mme X y répondra volontiers.
Conclusion : grâce à ces 5 conseils, vous pouvez donner un nouvel élan à vos textes RH, formels comme informels, et faire une toute nouvelle impression sur votre personnel, vos candidates et candidats, et vos partenaires. Même pour une simple invitation ou un refus, choisir les bons mots fait toujours le meilleur effet !
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Andrea Kern apporte un souffle nouveau dans la correspondance écrite. Elle forme des responsables, des collaborateurs et collaboratrices, et des personnes privées à la correspondance et rédige des textes pour les entreprises. Elle est rédactrice, coach en candidature, ex-responsable RH et autrice (www.wortundstil.ch, www.textbox.ch, en allemand).
