Rekrutierungs-Guide

Tipps für die Formulierung von Absagen

Beim Rekrutierungsprozess spielen auch Absagen eine grosse Rolle. Es ist wichtig, allen Bewerbenden, die nicht zu einem Interview eingeladen werden, eine persönliche Absage zu senden und die Bewerbungen nicht einfach zu ignorieren. Dies sorgt für eine gute Candidate Experience und dass die Bewerbenden keinen negativen Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber haben. Denken Sie dabei an folgende Tipps.

Nutzen Sie unsere Vorlagen für Absagen an Kandidat*innen.

Persönliche Ansprache

Es mag zwar aufwendig erscheinen, jeden Bewerber mit dem entsprechenden Namen anzusprechen, doch dieses Detail kann viel ausmachen, wenn es um die Wertschätzung geht – Niemand ist gerne „eine(r) von vielen“.

Sehr geehrte Frau Meier

Wir bedanken uns ausdrücklich für Ihre Bewerbung und das Interesse, das Sie unserem ? gezeigt haben. Ebenso schätzen wir den Aufwand und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben.

Wenn möglich persönlich formulieren

Sobald ein persönlicher Kontakt vorhanden war und man den Kandidaten kennengelernt hat, sollte man auch auf die Person eingehen. Je nachdem, wie persönlich der Kontakt war, kann die Absage entsprechend formuliert werden.

Vielen Dank für das interessante Kennenlernen und das persönliche Gespräch. Ihr Werdegang und Ihre Weiterbildungen sind sehr interessant.

Begründen und ehrlich bleiben

Wer eine Absage erhält, möchte in der Regel auch wissen, warum er/sie die Stelle nicht bekommen hat. Ehrlichkeit währt auch hier länger, denn nur so kann der Kandidat seine Situation einschätzen und seine Stellensuche verbessern.

Gleichwohl passen andere Bewerber noch besser auf das Stellenprofil.

Dennoch haben wir festgestellt, dass Ihnen andere Bewerber noch einen kleinen Schritt voraus waren.

Bitte verstehen Sie dies nicht falsch, aber ich gebe Ihnen den Rat, Ihren Lebenslauf auf Verständlichkeit und Übersicht anzupassen.

Sind Sie aktuell auf der Suche nach neuen Talenten?
Sind Sie aktuell auf der Suche nach neuen Talenten?

Dann inserieren Sie jetzt kostenlos eine Stelle auf jobs.ch, dem grössten und beliebtesten Jobportal der Schweiz.

Jetzt kostenlos inserieren

Massenansprachen und Standardfloskeln vermeiden

Auch Absagen lassen sich charmant formulieren, sodass das Unternehmen in positiver Erinnerung bleibt und abgewiesene Talente sich auch in Zukunft bewerben. Unpersönliche, nichtssagende Phrasen sind für beide Seiten vergeudete Lesezeit.

Liebe/r Bewerber/in

Sehr geehrter Bewerber / Sehr geehrte Bewerberin

Aufgrund diverser Umstände müssen wir Ihnen leider einen negativen Bescheid geben. 

Zeitfenster für Antwort beachten

Auf dem zweitletzten Platz, gleich neben nicht antworten, kommt die verspätete Antwort. Bewerber, die erst zwei Monate nach Eingang der Bewerbung eine Antwort bekommen, sind nicht nur enttäuscht, sondern fühlen sich nicht genug respektiert. Natürlich verhält sich das je nach Branche unterschiedlich, doch nach zwei bis drei Wochen sollte ein erster Bescheid erfolgen.

Gerne beziehen wir uns auf Ihr Bewerbungsdossier, dass Sie uns letzte Woche / vor zwei Wochen zugesandt haben.

Versuchen in guter Erinnerung zu bleiben

Auch wenn ein Kandidat eine Absage erhält, kann er das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Mit den oben genannten Punkten lässt sich das einfach und kostengünstig umsetzen – leistet aber einen umso grösseren Beitrag zum Employer Branding.

Wir hoffen, dass Sie unser Unternehmen trotz dieser Absage positiv in Erinnerung behalten. Unsererseits schliessen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus. Behalten Sie unsere aktuellen Stellenangebote auf www.FirmaXY.ch/Stellenangebote im Auge – wir würden uns auf eine weitere Bewerbung von Ihnen freuen.

Gute Kandidat*innen „warmhalten“

Manchmal bewerben sich auf eine offene Stelle viele gute Kandidaten, manchmal zu viele. Dann lohnt es sich, die Kandidaten zu fragen, ob man das Dossier für einen späteren Zeitpunkt behalten darf – oder es gibt eine andere Stelle, die fast noch besser auf den Kandidaten passen würde.

Die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, ist bereits besetzt worden. Dennoch finden wir Ihr Profil spannend und würden uns gerne Ihr Dossier aufheben und gegebenenfalls wieder auf Sie zurückkommen, falls sich eine Vakanz ergibt.

Immer eine Antwort geben

Auch wenn es unangenehm ist und sich die Bewerbungen für eine Vakanz stapeln, sollte jedem Bewerber eine Antwort gegeben werden – einerseits um zu informieren, und andererseits um Klarheit zu schaffen.

Entdecken Sie unsere Vorlagen für Schreiben an Bewerbende – von der Empfangsbestätigung über die Einladung zum Bewerbungsgespräch bis zur Absage.

 

Top 10 HR-Trends 2022
Top 10 HR-Trends 2022

Damit Sie auch in punkto HR und Rekrutierung am Puls der Zeit sind und auch in Zukunft die besten Talente für Ihr Unternehmen gewinnen können, haben wir für Sie die 10 wichtigsten Trends zusammengefasst.

Jetzt downloaden
xNewsletter abonnieren

Werden Sie Teil unserer Community! Mehr als 20'000 Unternehmen profitieren von unseren regelmässigen HR-Beiträgen und Tipps.​

Jetzt Newsletter abonnieren​