Sie haben eine Stelle auf einem Jobportal ausgeschrieben. Unzählige Bewerbungen sind eingegangen. Die Bewerbungen wurden nach einer ersten Grobanalyse vorselektioniert. Einige passende BewerberInnen wurden eingeladen, alle ausser einer Person haben zugesagt und haben damit die erste Rekrutierungsrunde durchlaufen. Interessante Gespräche auf Augenhöhe. Aufschlussreich. Und es zeigt sich deutlich, welcher Bewerber für die Stelle keinesfalls in Frage kommt. Aber wie geht es nun weiter? Ich begleite Sie beim zweiten Bewerbungsgespräch.
Das zweite Bewerbungsgespräch ist besonders wichtig
In ersten Durchlauf entscheiden Sie UND der Bewerber/die Bewerberin, ob weiterhin Interesse besteht. Der Kreis der möglichen Kandidatinnen und Kandidaten engt sich nun weiter ein. Idealerweise stehen Ihnen drei bis vier Personen für ein weiteres, intensives Rekrutierungsgespräch zur Verfügung. Je nach Funktion und Unternehmen werden Sie jedoch selten das Glück der grossen Auswahl haben. Der Fachkräftemangel zeigt sich in gewissen Positionen und Branchen stark.
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Grosse Interviewrunde beim zweiten Vorstellungsgespräch
Viele Unternehmen laden nach dem ersten Interview zum zweiten Gespräch den nächsthöheren Vorgesetzen ein. Je nach Firmenkultur wünschen sich Vorgesetzte auch die Meinungen der Teammitglieder. Nicht als Mitentscheider, sondern als Mitwirkende in der Suche nach einem neuen Teammitglied. Selbst bei der Suche nach dem neuen Vorgesetzte holen viele Unternehmen die Meinung des Teams ein. Dieses Vorgehen ist umstritten, aber meiner Meinung nach durchaus sinnvoll. Teams unterstützen den Entscheid der Geschäftsleitung/Vorgesetzten eher, wenn sie im Prozess involviert waren. Es geht nicht um ein Mitentscheiden, sondern um ein Mitwirken. Die Meinung der Mitarbeitenden wird wertgeschätzt und der Rekrutierungsprozess erhält damit eine andere Qualität.
Dabei sollte beachtet werden, dass die Meinungen der Mitarbeitenden zu dem Bewerber auch von ihrem eigenen Konkurrenzdenken geprägt sein können. Gefährdet die neue Anstellung vielleicht sogar ihre Pole-Position im Team? Besonders spannend ist es, wenn es einen internen (bekannten) Bewerber aus dem bestehendem Team gibt. Personalverantwortliche wissen daher Teammeinungen richtig einzuordnen. Wichtig: Denken Sie bitte nie, dass Sie Ihren Favoriten gegen den Willen des Teams erfolgreich anstellen können. Dieses Unterfangen ist zum Scheitern verurteilt. Wichtig ist hierbei auch, dass Mitarbeitende weder Einsicht in die Bewerbungsunterlagen noch in andere Daten des Bewerbers erhalten. Deswegen sollte man hier mit den Bewerberdaten sensibel vorgehen.
Was passiert im zweiten Bewerbungsgespräch?
Nach der ersten Selektion gilt es, weiter in die Tiefe zu gehen. Informationen aus dem ersten Interview werden auf beiden Seiten präzisiert. Aufgaben/Projekte werden differenzierter besprochen. Hierbei haben die Personalverantwortlichen den Lead, d.h., sie bereiten sowohl die Fragen als auch den Ablauf bis ins Detail vor. Immer wieder wird dieses zweite Gespräch auch dazu genutzt, einen Rundgang durch das Unternehmen zu machen. Der Kandidat oder die Kandidatin soll die Firmenräumlichkeiten, das Team, die Stimmung und damit auch den etwaigen zukünftigen Arbeitsplatz kennenlernen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um das Feedback über Bewerbende zu strukturieren und zu erfassen.
Effizienter Rekrutierungsablauf
Im Anschluss an dieses zweite Gespräch können Probearbeiten oder sogenanntes Schnuppern angeboten werden. Der/die Bewerbende könnte auch einen Case bekommen, den er/sie ausarbeiten und dann präsentieren soll. Bewerbende, die noch in einer ungekündigten Anstellung sind, werden ein Probearbeiten ungern annehmen können bzw. dafür mehr Zeit benötigen. Ihre Absicht des Jobwechselns kann beim derzeitigen Arbeitgeber bekannt werden, welche Nachteile mit sich ziehen könnte. Die Arbeitswelt – insbesondere innerhalb der Branchen – ist klein. Die vertrauliche Behandlung der Bewerbung muss daher unbedingt gewährleistet werden.
Die 3 Phasen des Zweitgesprächs
Genau wie im ersten Rekrutierungsgespräch gibt es auch im Zweitinterview 3 Phasen.
In der Phase 1, dem warming-up, werden die Gesprächspartner, der Ablauf und das Ziel dieser weiteren Runde erklärt. Der Kandidat/die Kandidatin wird nach den Eindrücken und Fragen zu dem Erstgespräch befragt.
In der Phase 2, dem wichtigsten Teil, stellen die neu dazugekommenen Personen als Interviewer ihre Fragen. Ja – es lässt sich nicht vermeiden, dass Doppelspurigkeiten zum ersten Gespräch bestehen. Umso interessanter ist es zu beobachten, wie die Bewerbernden auf gleiche Fragestellungen von einer hierarchisch höheren oder gleichgestellten Person antworten. Als Personalverantwortliche erlebt man oft, dass Kandidatinnen und Kandidaten sich ganz anders verhalten als im ersten Gespräch. Hier zeigt sich ihre Glaubwürdigkeit, Authentizität und auch der Umgang mit stressigen Situationen. Ein zweites Gespräch ist wesentlich entscheidender und gewichtiger als das erste. Ebenso werden Vertiefungsfragen, die drängender, provokativer sind, gestellt.
In der Phase 3 des zweiten Vorstellungsgesprächs – dem Abschluss – wird nochmals vertieft auf Rahmenbedingungen eingegangen. Detaillierte Fragen des Bewerbers werden genau beantwortet. Vor allem gilt auch hier – wie im ersten Gespräch: Der Bewerber/die Bewerberin wird mit dem verbindlichen weiteren Vorgehen verabschiedet. D.h. die nächsten Rekrutierungsschritte werden unter der Angabe des geplanten Zeitrahmens genannt. Das ist ein durchaus faires Vorgehen, welches einerseits die Professionalität des HR aufzeigt und andererseits dem Kandidaten/der Kandidaten erweiterten Handlungsspielraum gibt, da er/sie oft in mehreren Bewerbungsgesprächen in der Entscheidungsfindung sind.
Einholung von Referenzen
Spätestens beim zweiten Interview wird die Bekanntgabe von Referenzgebern verlangt. Referenzen werden bestenfalls nach der zweiten Rekrutierungsrunde – als weiterer Mosaikstein für eine überlegte Entscheidung–- eingeholt. Tipp: Lassen Sie sich die Erreichbarkeit der Referenzpersonen angeben.
Nach der Rekrutierung ist vor der Rekrutierung
Tests, Assessments, unter gewissen Umständen Gesundheitstest, Qualifikationsverfahren, Probearbeiten etc. werden oftmals im Anschluss eingesetzt, um ein weiteres neutrales Entscheidungselement dazu zu gewinnen.
HR heisst verkaufen
Die Selektionsinstrumente sollten sehr zeitnah eingesetzt werden. Jedes unnötige Herauszögern des Rekrutierungsprozesses kann dazu führen, dass man als Unternehmen den Favoriten verliert. Sehr oft befinden sich Bewerbende in parallelen Bewerbungsprozessen. Ich sehe die Rolle der Personalverantwortlichen hier stark als diplomatische, empathische Verkäufer. Das heisst auch, dass Personaler gute Bewerber einwandfrei beraten, informieren und auf detaillierte Fragen der Kandidatinnen und Kandidaten eingehen sollen. Sie klären Zweifel, ermuntern, stellen sich kritischen Fragen und sind das Bindeglied zwischen Unternehmen und Bewerber. Es gilt auch, Vertrauen zu den Bewerbenden zu schaffen. Personalverantwortliche sehen in einer erfolgreichen Anstellung eine Art „Verkaufsabschluss“, den sie erfolgreich für sich verbuchen wollen. Ausserdem tut das lange Hinauszögern dem Image als attraktiver Arbeitsgeber – also dem Employer Branding – nicht gut.
Wie es nach dem Zweitgespräch weitergehen soll
Normalerweise erhalten die meisten passenden Bewerbenden nach dem erstten bzw. zweiten Bewerbungsgespräch ein Jobangebot. Kader- oder Schlüsselpositionen werden oft erst nach einem weiteren Gespräch mit dem Verwaltungsrat/Stiftungsrat besetzt. Hier dürfen sich die Favoriten dann nochmals auf eine ganz andere Art und Weise zeigen. Häufig erhalten diese Bewerbenden einen Vorbereitungsauftrag, etwa eine Präsentation zu einem anstehenden Projekt dieser Firma. Im Anschluss stellen sie sich dann kontroversen Diskussionen mit den Entscheidern.
Egal, welcher Weg für Ihre Bewerbenden beim Zweitinterview passend erscheint, Beachten Sie immer, dass jeder Rekrutierungsprozess eine Imagemassnahme ist. Nicht ausgewählte Bewerbende haben den letzten Kontakt mit dem Personalverantwortlichen. Punkten Sie durch eine persönliche und gut begründete Absage, die von aufrichtiger Wertschätzung und Anerkennung geprägt ist.
Eine Zusage nach dem Zweitinterview ist möglich, wenn der Entscheid sich nicht nur auf subjektive Empfindungen stützt, sondern faktenbasierend getroffen wurde. Setze Sie dazu eine Entscheidungsmatrix ein. Und hören Sie zum Schluss immer noch auf Ihren Bauch.
