Flex office: dix astuces que votre entreprise doit appliquer

Flex Office

Ces dernières années, la flexibilité s’est imposée dans toutes les strates du monde du travail. Ce qui est valable pour les horaires ou le lieu, l’est aussi pour l’aménagement des espaces au sein d’une entreprise. Voici dix astuces pour mettre en place un flex office agréable.

1. Etablir une stratégie

Fini le bureau classique attribué à chaque employé, place au flex office! Pour opérer ce changement devenu de plus en plus courant au sein des entreprises, cela ne s’improvise pas. Il faut mener une véritable réflexion en amont afin de s’assurer que la transition se fasse de la meilleure des manières. Dans un premier temps, il convient d’évaluer le taux d’occupation de vos bureaux et donc le niveau de flexibilité des horaires. S’élève-t-il à 50% comme dans la plupart des sociétés? Est-il plus important? Ensuite, il s’agit d’identifier le type d’activités qui se déroule dans vos locaux. Vos employés passent-ils des coups de fil? Ont-ils besoin de s’isoler? Doivent-ils se concentrer? Enfin, après avoir répondu à ces différentes questions, vous pouvez passer à l’étape suivante qui consiste à identifier les espaces à disposition et à imaginer votre futur flex office.

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2. Des espaces de travail collectifs et individuels

Le flex office revient à mettre en avant le travail en équipe et donc les open spaces. Ces espaces partagés ne doivent cependant pas occuper l’ensemble de vos bureaux. Il faut aussi préserver l’intimité de vos employés en leurs proposants différents espaces de travail individuels. Il peut s’agir d’un box, qui ressemble à une cabine téléphonique, ou de petits bureaux fermés qui permettent de passer des coups de fil sans déranger ses collègues. En mode flex office, les collaborateurs doivent pouvoir facilement passer d’un endroit à l’autre selon leurs besoins.

3. Penser aux réunions informelles

L’esprit d’équipe est au cœur du flex office. Ce qui signifie donc qu’il faut prévoir des endroits où les collègues peuvent se retrouver pour une réunion informelle sur un projet en cours ou simplement pour échanger. L’idéal est d’avoir recours à du mobilier modulable qui permet de s’adapter en fonction du nombre de participants. Une table basse entourée d’une dizaine de poufs à l’écart de l’open space principal peut parfaitement convenir. L’aménagement doit rester léger, fonctionnel et adaptable.

4. Miser sur les espaces de détente

Des bureaux modernes devraient intégrer une zone de détente. Elle peut prendre la forme d’une salle de sieste, d’un espace de jeux (on pense forcément au babyfoot) ou de plusieurs fauteuils disséminés dans une pièce. La mission de cette zone est de permettre aux salariés de se détendre, mais aussi de créer du lien entre collègues. Il ne faut donc pas la négliger, mais au contraire la rendre la plus agréable possible.

5. Des rangements malins

C’est l’inconvénient souvent cité par les salariés qui travaillent dans un open space: il y a beaucoup de bureaux, mais très peu de rangements. Pour y remédier, il faut veiller à installer des casiers ou des armoires qui peuvent permettre aux employés de ranger leurs dossiers et autres effets personnels. Le but est d’éviter qu’il ramène l’ensemble de leurs affaires chez eux à la fin de la journée. Vous pouvez attribuer un casier par travailleur, il aura ainsi tout loisir de le gérer à sa guise.

6. Le confort et la santé avant tout

L’ergonomie doit être au cœur de votre flex office. En d’autres termes, vos collaborateurs doivent se sentir bien quand ils viennent travailler dans vos locaux. Comment y parvenir? En optant pour du mobilier qui s’adapte aux attentes et besoins de chacun. Il est donc essentiel de miser sur la diversité. Vous pouvez par exemple mélanger des poufs avec des chaises de bureau ajustables, des bureaux conventionnels et d’autres surélevés où l’on peut travailler debout. Sans oublier des repose-pieds ou encore des supports pour surélever les ordinateurs portables. Au fil des mois, vous pourrez observer ce qui convient le mieux à vos équipes.

7. Opter pour une technologie à la pointe

Pour pouvoir parfaitement alterner télétravail (ou horaires flexibles) et présence sur site, les salariés doivent pouvoir s’appuyer sur des équipements technologiques performants. Cela passe forcément par un réseau internet fiable, des ordinateurs portables puissants ainsi que tous les accessoires habituels comme des souris et des claviers qui peuvent être utilisés lorsque les collaborateurs travaillent en présentiel. Certaines entreprises ont également parfois recours à des écrans tactiles souvent très pratiques pour organiser une réunion ou une conférence.

8. Mettre en place un outil de réservation

Sans bureau attitré, le risque existe que les employés se ruent tôt le matin pour occuper le meilleur emplacement. Pour éviter de devoir gérer ce genre de situations, il existe de nombreux logiciels de réservation d’espace que vous pouvez mettre à disposition de vos équipes. L’un des plus efficaces, Moffi, permet de réserver des salles de réunion ou des bureaux afin d’éviter une suroccupation de ces derniers.

9. Ne pas négliger l’acoustique

Un flex office peut vite devenir très bruyant. Ce qui risque de perturber le bon fonctionnement de l’ensemble des collaborateurs. Des cabines acoustiques insonorisées peuvent être intégrés pour les appels téléphoniques et les tâches qui nécessitent un haut degré de concentration. Elles permettront également d’augmenter la confidentialité. Si le bruit est vraiment problématique, vous pouvez aussi installer des parois insonorisées afin de réduire la pollution sonore.

10. Faites revenir la végétation

Non seulement elles sont esthétiques, mais en plus elles permettent de dépolluer et d’oxygéner les bureaux. Les plantes ont donc toute leur place dans un flex office. Si votre budget vous le permet, vous pouvez même imaginer un mur végétalisé qui aura pour effet de réduire le taux de CO2 tout en apportant une touche de décoration des plus agréables.

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