Vous avez engagé une nouvelle collaboratrice ou un nouveau collaborateur? Son intégration au sein de votre entreprise est une étape fondamentale pour bâtir une relation professionnelle solide. Voici huit bonnes pratiques pour la réussir au mieux.
1. Préparer l’intégration en amont
Contrairement à certaines idées reçues, l’intégration d’un nouvel employé ne débute pas le jour de son entrée en fonction. En effet, avant son arrivée au sein de votre entreprise, il convient de lui aménager un espace de travail agréable comportant un ordinateur (avec identifiants et adresse e-mail personnalisés), un téléphone, des logiciels configurés, des espaces de rangement ainsi que les habituelles fournitures de bureau (bloc-notes, stylos, post-it…). En outre, vous pouvez également lui faire parvenir par e-mail la documentation concernant son embauche, ce qui lui permettra de finaliser les tâches administratives avant le jour J. Le nouveau venu se sentira ainsi utile et vous gagnerez du temps lors de son entrée en fonction.
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Télécharger maintenant2. Impliquer l’équipe actuelle
Pour que la nouvelle recrue se sente bien accueillie par les collaborateurs déjà en poste, il est essentiel que ces derniers soient préalablement informés de sa venue. Vous pouvez leur décrire en quelques mots l’expérience passée de leur nouveau collègue ainsi que les tâches qui seront les siennes à l’avenir. Vous pouvez également organiser un premier lunch avec le nouvel arrivant lors de son premier jour de travail, ce qui lui permettra de ne pas se sentir trop isolé. Veillez également à prévoir une visite des bureaux.
3. Préparer un «kit de démarrage»
Lors de son entrée en fonction, le nouvel employé aura forcément beaucoup de questions à vous poser. C’est bien normal et cela démontre son envie de bien faire. Pour ne rien oublier, vous pouvez lui préparer un livret d’accueil contenant toutes les données pratiques et administratives sur l’entreprise, notamment les horaires, le règlement intérieur, un organigramme ou encore les numéros de téléphone importants. Vous pouvez ajouter à ce kit de démarrage des goodies (stylos, tee-shirt, mug, clés usb…) à l’effigie de votre entreprise.
4. Un parrain ou une marraine
Si vous souhaitez vraiment mettre toutes les chances de votre côté pour que l’intégration de vos nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices se déroule au mieux, vous pouvez mettre sur pied un système de parrainage. Celui-ci consiste à choisir pour chaque nouvel employé un parrain ou une marraine qui l’accompagnera durant les premières semaines de sa prise de poste. Il ou elle doit être volontaire afin que cette relation fonctionne au mieux.
5. Une intégration sur la durée
Parfois, dans certaines entreprises, l’intégration d’un nouvel employé se limite à sa première journée. C’est sous-estimer le temps que nécessitent l’assimilation des procédures et de la culture d’entreprise. En d’autres termes, une intégration réussie doit se prolonger sur la durée, en s’assurant que tout se déroule pour le mieux et en répondant aux éventuelles questions en suspens. Car même si vous ne pratiquez pas le parrainage, vous pouvez effectuer des points réguliers avec la nouvelle recrue. Que ce soit par e-mail, lors d’une séance virtuelle ou en présentiel, ou encore durant un lunch un mois après son entrée en fonction, par exemple. Autant de moments qui permettent de prendre le pouls et de corriger le tir si certaines choses ne se déroulent pas de manière optimale.
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Publier maintenant6. Miser sur la communication interne
Outre une brève présentation orale avant son entrée en fonction, vous pouvez également publier un petit article sur votre site, votre outil de communication interne ou le réseau social interne de l’entreprise pour annoncer la venue d’un nouveau collaborateur. Cet information doit, idéalement, comporter une courte biographie, la photo et la fonction de votre nouvel employé. Si vous avez pour habitude de diffuser une newsletter destinée aux salariés, vous pouvez aussi utiliser cet outil.
7. Proposer des moments de partage
Un lunch lors de l’entrée en fonction, c’est bien, mais souvent insuffisant. Pour que le nouvel employé se sente intégrer à un groupe, rien de tel que des moments de partage en dehors des heures de bureau. Cela peut passer par un afterwork, des activités sportives ou culturelles. Le principe est de se retrouver de manière détendue afin d’échanger sur d’autres sujets que ceux professionnels.
8. Prévoir plusieurs moments pour faire le point
Les feedbacks informels peuvent être utiles durant la période d’essai, ils permettent de prendre la température durant les premières semaines. Mais après les trois premiers mois, il convient de réaliser un entretien en bonne et due forme. Cela prend du temps, mais s’avère toujours très instructif, aussi bien pour les employés que pour l’entreprise. C’est aussi une excellente occasion de fixer les prochains objectifs. Au final, bien intégrer un nouveau collaborateur demande du temps. Mais cet investissement est essentiel pour la cohésion de l’ensemble des équipes. Il convient d’éviter les frustrations, les non-dits et autres quiproquos. La communication doit être transparente et le suivi régulier. Ainsi seulement, vos nouveaux employés se sentiront dans un environnement motivant dès leur entrée en fonction.
