La fin d’année approche, la période des entretiens annuels d’évaluation avec vos collaborateurs aussi. Après une année de télétravail, de RHT, de changements d’équipe et de nouvelles responsabilités, le « quoi », le « quand » et le « comment » de ces entretiens reste encore à définir. Sont-ils vraiment nécessaires ? Et si oui, comment faut-il s’y prendre pour que vos collaborateurs soient à l’aise lors de cette évaluation en vidéoconférence ?
Chronique de Louise Koeckhoven
Quelle est l’importance d’un tel entretien ?
L’entretien annuel a toujours été un moment privilégié durant lequel vous pouvez discuter avec vos collaborateurs de leurs performances de l’année précédente et des objectifs pour l’avenir. Cependant, cette année-ci est un peu particulière : selon le nombre d’heures de travail effectuées par vos collaborateurs au cours des derniers mois, vous songez peut-être à annuler ces entretiens. C’est un raisonnement tout à fait justifié, et pourtant, je vous recommanderai de revenir sur votre décision. Par les temps qui courent, il est extrêmement important de valoriser vos collaborateurs. L’entretien annuel est l’occasion idéale pour eux de parler de l’entreprise, de leur responsable et de leur poste, et l’occasion idéale pour vous de les convaincre de rester dans votre entreprise, de les dissuader de postuler ailleurs et de les encourager à profiter de leur temps pour développer leur potentiel et leurs compétences. Selon le groupe Hays, spécialisé dans le recrutement, une des meilleures manières de relancer rapidement votre entreprise en temps de crise est de valoriser les réussites, de vous recentrer sur les objectifs de l’entreprise et sur le rôle de vos collaborateurs dans l’atteinte de cet objectif, et de définir de nouveaux objectifs pour les employés.
Si vos collaborateurs ont gardé leurs horaires ordinaires ou ont travaillé encore plus cette année, vous pouvez le mentionner dans votre entretien annuel et montrer votre appréciation pour tout le travail qu’ils ont fourni durant ces mois de doutes et d’instabilité. Ils ont participé à la résilience de l’entreprise, voire même à son développement. N’oubliez pas de les inclure dans ces réussites et de les féliciter, avant de passer aux objectifs de l’année suivante.
Même si vos collaborateurs ont vu leurs horaires de travail réduits ou n’ont pas pu travailler du tout, il est important que vous gardiez le contact avec eux. Chacun réagit différemment lorsque sa charge de travail est réduite : certains profitent de ce temps pour étudier ou faire du bénévolat, d’autres sont angoissés et postulent ailleurs par peur de se retrouver sans emploi. Même si vous ne pouvez leur donner aucune garantie pour l’avenir, restez à l’écoute et montrez-leur qu’ils sont toujours importants pour l’entreprise.
Comment se préparer à l’entretien ?
Fixez le rendez-vous au moins trois semaines à l’avance et faites en sorte de vous y tenir. L’entretien devrait durer une heure ou deux, et prévoyez un peu de temps supplémentaire à la fin au cas où la discussion se prolongerait : si vous reportez ou interrompez brusquement l’entretien, votre employé aura l’impression de ne pas être valorisé. Cet entretien est important pour vos collaborateurs, qu’ils s’en réjouissent ou qu’ils se sentent plutôt angoissés, et vous risquez de les blesser si vous faites passer d’autres tâches avant eux.
La plupart des entreprises a un formulaire particulier pour les entretiens annuels, qui doit être complété par le collaborateur et sauvegardé dans ses documents personnels. Pour que l’entretien soit équitable pour les deux parties, votre employé et vous devriez remplir le formulaire au préalable et comparer vos réponses lors de la discussion. Ainsi, vos réponses seront bien réfléchies et vous pourrez passer plus de temps sur les questions où vos avis et vos attentes divergent. Envoyez le formulaire à votre collaborateur au moins une semaine avant l’entretien avec des explications claires sur vos attentes. Comme l’année 2020 a été particulière, il y aura probablement des questions sans réponse : signalez-les à votre collaborateur.
Après avoir complété le formulaire, justifiez vos appréciations et vos commentaires par des exemples, et préparez des remarques positives et des critiques constructives. Vous pourrez ainsi mieux expliquer ses réussites et ses échecs ainsi que vos attentes vis-à-vis des réactions, du comportement et des performances de votre collaborateur.
Comment se déroule un entretien annuel à distance ?
En temps normal, les entretiens annuels d’évaluation devraient se dérouler en dehors du bureau, dans un cadre où votre employé et vous êtes à l’aise et où vous êtes sûr de ne pas être dérangés lors de votre discussion entre quatre yeux. Ces recommandations restent valables, mais elles doivent être adaptées au Home Office, et il faut y ajouter quelques précautions importantes, aussi bien pour votre collaborateur que pour vous :
- Vérifiez les outils informatiques
Comme tous les entretiens auront désormais lieu à distance, assurez-vous que tous vos outils informatiques soient opérationnels. Envoyez le lien vers la conversation en avance, vérifiez que votre micro et que votre caméra fonctionnent, installez-vous à une place qui capte bien le Wi-Fi. Cela vous évitera de perdre du temps au début de l’entretien. - Soyez ponctuels
C’est aussi important que durant les entretiens en tête à tête, car votre collaborateur verra que vous accordez de l’importance à cette discussion, et par conséquent que vous l’estimez en tant que membre de votre équipe. - Évitez toute distraction
Soyez seul dans la pièce, éteignez la musique et passez votre téléphone en mode avion. Il faut que toute votre attention soit concentrée sur l’entretien. - Allumez la caméra
Un appel téléphonique ne suffit pas : voir le visage de votre interlocuteur rendra la discussion plus ouverte et plus vivante. N’hésitez donc pas à activer la caméra. - Préparez progressivement la discussion
Une conversation plus informelle avant le passage aux choses sérieuses vous permettra de mettre votre collaborateur à l’aise (et de vous mettre à l’aise aussi). C’est fréquent durant les entretiens entre quatre yeux, et les entretiens virtuels suivent la même logique. - Commencez par un formulaire vide
Plutôt que de tout de suite montrer vos formulaires complétés, dévoilez les questions les unes après les autres et comparez vos réponses. Votre collaborateur pourrait être tenté de lire les réponses en avance et ne se concentrerait plus sur ce que vous dites. - Ajoutez quelques questions sur le coronavirus
En temps de crise, la pire chose à faire est de nier ce qui est évident. C’est pourquoi il faut que vous consacriez quelques questions à l’équilibre vie privée-vie professionnelle, au télétravail, au stress dû à l’instabilité et aux changements de responsabilité. Formulez vos questions de manière à ce que votre collaborateur puisse choisir ce qu’il veut dévoiler et ce qu’il préfère garder pour lui. Vous ne pourrez pas trouver de solutions à tous les problèmes (et la plupart de vos employés le comprend), mais vous pouvez montrer que vous êtes empathique et à l’écoute de votre équipe.
Comment parler du salaire en temps de crise ?
Les attentes salariales sont un sujet récurrent dans les entretiens annuels, il faut donc que vous anticipiez cette question. Beaucoup d’entreprises ne pourront pas se permettre des augmentations de salaire cette année, à cause de la crise sanitaire et économique. Discutez de ce sujet avec votre propre supérieur, demandez-lui s’il existe une politique générale à ce sujet au sein de l’entreprise et préparez une explication claire et honnête pour votre collaborateur.
Lors de l’entretien annuel, abordez la question du salaire seulement à la fin (il est même possible pour votre entreprise de réserver tout un entretien à ce seul sujet). Citez clairement la politique générale de l’entreprise, et expliquez la situation actuelle tout comme vos prévisions et l’évolution possible des salaires. Si les augmentations de salaire ne sont pas à l’ordre du jour, dites que vous comprenez la déception qu’il peut ressentir et que vous appréciez son travail. Trouvez une autre façon d’exprimer votre gratitude, par exemple avec un jour de congé en plus, l’attribution d’un projet qui l’intéresse ou un autre avantage.
Comment rester optimiste et fixer des objectifs en période d’incertitude ?
Une part intégrante de l’entretien annuel est la définition d’objectifs pour l’année à venir. C’est un sujet difficile à aborder par les temps qui courent, mais c’est d’autant plus important d’en parler pour donner des perspectives stables à votre collaborateur. Discutez avec lui des changements qui ont eu lieu à son poste, des KPI, de ses horaires et de ses priorités. Dites que vous savez que toutes ces choses ont changé au cours des derniers mois et que s’y adapter n’a pas dû être facile, mais que vous voulez clarifier la situation. Selon le Harvard Business Review, il faut fixer des objectifs à court terme et définir des responsabilités même si ceux-ci peuvent changer au cours des mois à venir. Votre collaborateur aura ainsi un sentiment de sécurité et sera rassuré de travailler à nouveau pour un objectif fixe.
Parler aussi de ce qui n’a pas changé ou des aspects positifs pour l’entreprise et pour votre collaborateur en particulier. Focalisez vous sur les points positifs et trouvez des idées pour célébrer bientôt ces petits succès. Nous savons tous que cette crise va encore durer. Il faut donc trouver comment profiter au mieux de la situation.
Comment vérifier et comparer les objectifs ?
Pour vous assurer que votre collaborateur a bien compris vos commentaires et a bien retenu les nouveaux objectifs, demandez-lui de compléter un formulaire final, qui sera une synthèse de vos deux formulaires et de l’entretien. Ce dernier formulaire sera sauvegardé dans les fichiers personnels de votre employé. Avant de soumettre ce document au département RH, relisez-le pour repérer d’éventuelles différences entre l’avis de votre collaborateur et le vôtre.
Faites en sorte que vos employés se sentent valorisés, prenez le temps pour eux en cette année difficile. Définissez des objectifs clairs et soyez honnête, que les nouvelles soient positives ou négatives. Vos collaborateurs seront compréhensifs vis-à-vis des salaires et des changements liés au COVID-19, soyez transparent. N’oubliez pas que tout le monde apprécie un responsable qui tient compte des avis et des sentiments de ses employés. Soyez donc prêts, présents et à l’écoute !
Louise Koeckhoven travaille depuis 5 ans dans le recrutement et le développement. Sa mission est d’aider les autres à repousser leurs limites. D’origine néerlandaise, elle vit en Suisse depuis presque 3 ans. Louise Koeckhoven outrepasse ses faiblesses en se concentrant sur ses forces et dépasse un peu plus les limites de la pensée traditionnelle à chaque contact avec une nouvelle personne ou une nouvelle culture.
