Viele haben es seit März 2020 an Leib und Seele erfahren: Das erzwungene Home-Office und die leeren Büros der Firma. Neue Kolleginnen und Kollegen im Home-Office fachlich einzuarbeiten und sozial ins Team zu integrieren ist eine grosse Herausforderung. Mittlerweile haben viele KMU die eine und andere Erfahrung mit diesem Prozess gemacht. Eine neue Studie zeigt, wie’s gelingt: Die wichtigsten Punkte werden praxisbezogen zusammengefasst.
Ein Gastbeitrag von Yves Alain Studer
Die Gestaltung des Onboarding-Prozesses hat sich in Corona-Zeiten akzentuiert. Nicht selten musste er komplett digital erfolgen. Gerade KMU standen vor einer neuen Herausforderung. Dabei bräuchte es wenig, um einen komplett digitalen oder zumindest hybriden Onboarding-Prozess erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Will heissen: Die neuen Mitarbeitenden wissen, was sie zu tun haben, fühlen sich im Team willkommen und kennen die Werte der Firma. An den Grundsätzen des Onboardings ändert sich auch in seiner rein digitalen Form nichts. Etwas technisches Wissen, Fantasie und Flexibilität sind aber durchaus hilfreich.
Fokussieren wir auf die zwischenmenschliche Interaktivität wie soziale- und werteorientierte Integration und im Onboarding und blicken in die tückischen Sümpfe unausgesprochener oder falscher Erwartungen und blicken in Abgründe aus Missverständnissen, Fehlinterpretationen und vermeintlicher Vernachlässigungen. All dies wird fatalerweise verstärkt durch das Fehlen spontaner Begegnungen und einer eingeschränkten nonverbalen Kommunikation.
Hilfreich ist, zuerst die beiden Begriffe zu definieren:
- Soziale Integration: Der Neuzugang macht sich mit seinem Umfeld vertraut und findet seine eigene Rolle. Der Umgang mit Vorgesetzten, dem Team und Kunden erfolgt über soziale Interaktion. Wenn sich ein Wir-Gefühl entwickelt, ist die soziale Integration gelungen. Der Pate übernimmt dabei eine zentrale Rolle.
- Werteorientierte Integration: Die neuen Mitarbeitenden lernen die Unternehmensziele und -werte kennen. Einerseits durch schriftliche Unterlagen, andererseits aber auch ganz stark via die konkret gelebten Vorbilder.
Im Lauf der Recherchen für zeigte sich: Die häufigsten Kündigungsgründe während der Probezeit sind nicht technischer Natur, sondern werden durch Ausdrücke wie «die Chemie stimmt nicht» oder der Mitarbeitende «ist nicht in der Lage, unterschiedliche Vorstellungen über Verfahren und Prioritäten in Harmonie zu bringen». Etwas weniger verklausuliert: Das Onboarding hat auf der sozialen Ebene nichts getaugt.
Gerade in KMU und in Zeiten, in denen Home-Office immer stärker im Trend liegt, ist die soziale und werteorientierte Integration eine anspruchsvolle Aufgabe, vor allem für Vorgesetzte. Eine vorgesetzte Person, die während der Einführung die Augen verdreht, wenn etwas nicht funktioniert, gibt falsche Signale. Vielmehr sollten Erfolge und der Teamspirit betont werden. Neue Mitarbeitende merken sehr schnell, wenn die postulierten Werte nicht wirklich gelebt werden. Das kann zu einer enttäuschten Erwartungshaltung und im schlimmsten Fall zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch in der Probezeit führen. Im HR-Fachjargon genannt: Frühfluktuation.
Ausserdem fallen spontane Treffen in der Kaffeeküche oder der humorvolle Spruch im Vorbeigehen flach. Im Home-Office ist jede soziale Interaktion ein Willensakt. Die Integration darf daher nicht dem Zufall überlassen werden und sollte ähnlich stark strukturiert und geplant sein wie die fachliche Einarbeitung. Neue Mitarbeitende haben ein grosses Bedürfnis nach Austausch und Kommunikation. Dies muss auch im Home-Office in ausreichendem Masse gewährleistet werden. Die Kosten eines Scheiterns sind einfach zu hoch.
Das Home-Office ist ein Arbeitsplatz!
Ausserdem war die virtuelle Führung für viele Vorgesetzte ein Sprung ins kalte Wasser. Das Spannungsfeld zwischen Kontrolle und Vertrauen, Intimität und Distanz sowie Integration und Nachsicht braucht viel Fingerspitzengefühl. Bisherige Mitarbeitende im Home-Office zu führen ist anspruchsvoll, doch immerhin weiss die vorgesetzte Person, wie sie «ticken». Bei neuen Teammitgliedern ist das nicht der Fall, beim Kennenlernen braucht es darum etwas «Gschpüri» und einen Vertrauensvorschuss. Um die Balance zwischen Kontrolle, Vertrauen und Privatsphäre zu wahren, verlangt das Arbeiten im Home-Office nach einer intensiveren Kommunikation, da die üblichen informellen Gespräche in der Mittags- oder Kaffeepause entfallen. Regelmässige virtuelle Meetings und häufiges Feedback sorgen für eine klare Struktur der täglichen Home-Office-Arbeit.
Damit Ihen das Onboarding in Zukunft besser gelingt, hier 10 praktische Tipps:
- Definieren Sie den digitalen Onboarding-Prozess mit klaren Regeln zum Vorgehensregeln. Erstellen Sie dafür Checklisten und formulieren Sie Prozesse und machen Sie diese verbindlich.
- Sprechen Sie die Home-Office Situation bereits im Rekrutierungsgespräch an.
- Sorgen Sie beim digitalen Onboarding für optimale technische Rahmenbedingungen.
- Beschränken Sie sich nicht auf ein rein fachliches Onboarding. Die soziale und werteorientierte Integration ist mindestens genauso wichtig.
- Orientieren Sie in der ersten Phase des Onboardings umfassend und offen über die Rahmenbedingen für das Home-Office und die Details der Zusammenarbeit. Vermeiden Sie mit einer ehrlichen und umfassenden Information falsche Erwartungen auf beiden Seiten.
- Behalten Sie das bewährte Patenschaftskonzept auch beim digitalen Onboarding bei oder führen Sie es ein.
- Sorgen Sie für ausreichendes Informationsmaterial (Präsentationen, interne Wikis, Materialien), das auch online zugänglich ist, und fördern Sie so das selbständige Arbeiten.
- Legen Sie Wert auf regelmässiges Feedback unter Arbeitskollegen, aber auch mit Vorgesetzten. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, Kommunikationsinseln einzuplanen.
- Messen Sie mittels qualitativer und quantitativer Kennzahlen den Prozess. Anzahl der bilateralen Gesprächen, Frühfluktuationsquote, Auswertung der Probezeitgespräche und Quote der Trainings sind einige KPI’s.
- Leben Sie die Werte Ihrer Firma aktiv vor und überlegen Sie sich, wie Sie diese Werte auch im digitalen Umfeld zum Tragen bringen. Beispiele: virtuelle Team-Events, virtuelle Kaffeepausen, flexible Präsenz im Büro. Gerade in kleineren Betrieben liegt diese Verantwortung häufig beim Geschäftsführer bzw. dem Inhaber.
Fazit
Das Onboarding ist – unabhängig davon, ob es digital oder vor Ort stattfindet – ein wichtiger Prozess, der strukturiert und geplant umgesetzt werden muss. Die fachliche Einarbeitung ist normalerweise auch online kein Problem, da heute die Arbeitsmittel meistens digital vorliegen. Eine grössere Herausforderung ist die soziale und werteorientierte Einarbeitung. Da die spontane Interaktion im Büro wegfällt, brauch es auch hier klare Regeln sowie deutlich mehr Kreativität und den Einsatz aller Beteiligten. Mit Transparenz sowie einem regelmässigen Austausch können Überraschungen während der Arbeitszeit vermieden werden.
Die Studie
Der Text ist eine Zusammenfassung der Master-Thesis «Onboarding von neuen Mitarbeitenden im Home-Office» von Yves Alain Studer im Rahmen des MAS Arbeit 4.0. In einem theoretischen Teil wird dargelegt, wie das Onboarding strukturiert sein sollte, welche Auswirkungen das Scheitern auf die Firma hat und welche Schritte für ein erfolgreiches Onboarding nötig sind. Im praktischen Teil wurden acht Experten:innen dazu befragt, wo sie die Herausforderungen für ein komplett digitales Onboarding sehen und wie sie das in ihrer Firma umgesetzt haben. Auskunft gaben ausschliesslich Exponenten von Schweizer KMU, da sich die Problematik in Grossunternehmen völlig anders darstellt. Ergänzt wird die Studie durch die Erarbeitung konkreter Handlungsanweisungen für das digitale Onboarding.
Yves-Alain Studer verfügt über 10 Jahre Erfahrung als HR-Experte und begleitet neue Mitarbeitende und Vorgesetzte in dieser herausfordernden Zeit in die «neue Normalität».
