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Interne und externe Personalbeschaffung in einem KMU

Wie schnell kommt ein KMU in der Personalbeschaffung zu qualifizierten Mitarbeitenden? Ist dabei eine interne oder eine externe Personalbeschaffung sinnvoller? So einfach ist das nicht zu beantworten. Ein konkretes Beispiels veranschaulicht dies.

Personalbedarf aufgrund von Grossauftrag

Hurra! Firma Erwin Müller hat den lang angestrebten Grossauftrag erhalten. Der Firmenchef atmet auf. Das Jahr ist gesichert. Die Verkäufer klopfen sich gegenseitig auf die Schultern. Jetzt gilt es, den Personalbedarf zu decken, in quantitativer, als auch qualitativer, räumlicher und zeitlicher Hinsicht.

Personalbeschaffung: Senior-Denke versus Junior-Denke

Nichts einfacher als das, denkt sich der Senior Chef. Er setzt auf die interne Personalbeschaffung. Einerseits kann die Deckung des Bedarfs ohne sogenannte Personalbewegung erfolgen, und andererseits können sich bestehende Mitarbeiter zusätzlich bewähren. Dabei vergisst er jedoch, dass dies oft zu einer erhöhten Arbeitsbelastung führt. Bereits jetzt ist die Zahl der Überstunden der Mitarbeiter recht hoch, und auch bei einem internen Wechsel wird auf jeden Fall wieder eine Stelle frei.

Der Junior Chef möchte aktiv die externe Personalbeschaffung angehen, also eine Stellenausschreibung ausserhalb des Unternehmens schalten. Der Vater und Gründer des Unternehmens befürwortet die passive Personalbeschaffung. Er ist der Meinung, dass bereits genügend externe Initiativbewerbungen/Blindbewerbungen eingegangen sind und archiviert wurden.

Personalmarketing – was ist das?

Müller Junior, der seine Wurzeln im Marketing hat, möchte unbedingt die aktive Personalgewinnung nutzen, d.h. er möchte die vakanten Stellen in verschiedene Medien ausschreiben und damit ganz gezielt Bewerber finden.

Man unterscheidet zwischen dem internen und externen Personalmarketing. Die Personalgewinnung gehört zum wichtigsten Instrument des Personalmarketings, welcher nicht nur Externen ins Auge fällt.

Tipp: Ob junges Start-up-Unternehmen oder alteingesessene Traditionsfirma, die externe Personalbeschaffung sollte in jedem Unternehmen beachtet werden. Es sind ja nicht nur Kündigungen, Ablauf von befristeten Verträgen und Pensionierungen, die zur Gewinnung von neuen Mitarbeitenden führen.  Bei der Firma Müller ist es ein Grossauftrag. Und nun muss entsprechend schnell reagiert werden.

Denn die Fachkräfte auf dem Schweizer Markt sind rar, der Wettstreit um die Talente ist mittlerweile überall zu spüren. Umso wichtiger ist es, dass sich die Personalpolitik der Firma Müller mit diesen Themen frühzeitig beschäftigt.

Keine Personalstrategie ist auch eine Strategie

Die Personalgewinnung wird aufgrund des häufig knappen Angebots an qualifizierten Bewerbern immer herausfordernder. Zudem wird das Auswahlverfahren gerade von KMUs, die über keine grosse Personalabteilung verfügen, als zeitaufwendig angesehen. In den seltensten Fällen verfügen kleinere Unternehmen über klare Strategien und Methoden in der Personalbeschaffung.

So auch die Firma Müller: Die potentiellen neuen Mitarbeitenden sollen nicht nur die geforderten Qualifikationen, Erfahrungen, Eigenschaften, Kenntnisse mitbringen, sondern idealerweise zu 100 Prozent das Anforderungsprofil abdecken. Selbstredend, dass die Lohnvorstellungen ins Unternehmensgefüge passen müssen. Fazit: Die eierlegende Wollmilchsau wird gesucht.

Wie soll die Firma Müller vorgehen?

Grundsätzlich sollte die Firma Müller verschiedene Personalbeschaffungswege suchen.

1.) Die interne Personalbeschaffung: die «scheinbar» bequeme Variante

Der Senior-Chef hat Recht: Mitarbeiter, die über die geforderten Qualifikationen und vor allem auch über Ambitionen verfügen, können intern versetzt werden. Instinktiv hat er das Inplacement (HR-Fachsprache) angesprochen. Eine positive Signalwirkung für die internen Mitarbeitenden.

Tipp: Schreiben Sie Ihre Stellen prinzipiell extern und intern aus.

Im Sinne einer gezielten Personalentwicklung kann die Firma Müller passende und qualifizierte Mitarbeiter mit dem entsprechenden Mentoring auf die Aufgaben vorbereiten. Zudem werden Karriereschritte aufgezeigt, die gerade in KMUs zur Personalbindung gehören. Talent Management und Development, das sind die Schlagwörter, die auch hier beachtet werden müssen. Wer weiss, ob der Lernende, der im Sommer seine Ausbildung abschliesst, nicht genau der richtige für das Projekt ist? Damit kann er Arbeitserfahrungen sammeln, und gleichzeitig bietet die Firma Müller Personalentwicklung im Sinne des Talent Managements an.

Zu beachten ist jedoch: Sollte ein externer Bewerber die Zusage erhalten, dann kann der interne Bewerber eine Absage sehr persönlich aufnehmen. Daher: Ein fairer, klarer Prozess sowie eine transparente Kommunikation sind hier wichtig. Ein persönliches Absagegespräch mit nachvollziehbarer Begründung muss geführt werden, im Fall der Firma Müller am besten durch den Senior-Chef. Um gute Mitarbeitende zu halten, sollten dem internen Bewerber, der die Absage erhalten hat, unbedingt weitere Personalentwicklungsmöglichkeiten angeboten werden. Personalerhaltung ist danach sehr wichtig.

2.) Zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen – die externe Personalbeschaffung

Auch Müller Junior hat Recht. Er weiss, dass ein externes Inserat auch Werbung, also Employer Branding, ist und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren kann. Hier erfolgt neben der Stellenausschreibung eine Unternehmenspräsentation. Weitere Möglichkeiten sind das Einschalten von Agenturen/Headhuntern, Jobbörsen, Direktansprachen/Active Sourcing, Messeauftritte, Tage der offenen Tür etc.

Zu beachten ist jedoch: Laufende Stelleninserate für die gleiche Stelle können auch das Gegenteil von positiver Werbung sein. (Ausnahme: Eine Abteilung wird aufgebaut). So kann der Eindruck einer hohen Fluktuation entstehen und dass mit der ausgeschriebenen Stelle etwas nicht stimmt.

Daher gilt auch hier: Den bestmöglichsten Erfolg wird die Firma Müller haben, wenn sie mehrere Instrumente miteinander kombiniert. So erschliesst sie sich einen möglichst breiten und qualifizierten Kreis von potentiellen Bewerbern.

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