Rekrutierung und Onboarding-Prozesse in Krisenzeiten

Die Corona-Krise macht sich auch bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden bemerkbar. Flavia Arizzoli, HR-Consultant bei Helsana Versicherungen, erläutert, wie stark der Rekrutierungs- und der Onboarding-Prozess bei ihrem Arbeitgeber angepasst werden.

Mathias Steger: Wie hat sich der Rekrutierungsprozess bei Helsana durch die Corona-Krise verändert?

Flavia Arizzoli: Beim Grossteil der offenen Stellen läuft der Rekrutierungsprozess wie gehabt, denn wir haben auch aktuell Bedarf an neuen Mitarbeitenden. Bei einigen wenigen Stellen jedoch haben wir aufgrund des weniger dringenden Bedarfs die Rekrutierung vorerst pausiert. Die grösste Veränderung seit der Krise sind die Interviews, die nicht mehr vor Ort stattfinden, sondern per Telefon oder per Video-Anwendung Webex, abhängig von den Wünschen der vorgesetzten Person und der Kandidaten. Wir haben auch bereits Team-Kennenlernen und Cases «virtuell» organisiert, was für alle Involvierten positiv war. Auf Wunsch von Vorgesetzten und mit Einverständnis der Kandidaten hat in Ausnahmesituationen ein kurzes Kennenlerngespräch vor Ort stattgefunden – selbstverständlich unter Einhaltung der entsprechenden Hygiene- und Sicherheitsmassnahmen.

Wie haben die Rekrutierungen unter diesen neuen Rahmenbedingungen bis jetzt funktioniert?

Erstaunlich gut. Wir haben mittlerweile schon einige Mitarbeitende auf diese virtuelle Weise eingestellt. Ich selber hatte zu Beginn auch meine Zweifel, weil ich der Ansicht war, eine Rekrutierung sollte nur nach einem persönlichen Kennenlernen erfolgen. Es hat sich aber gezeigt, dass Rekrutierungen auch über Telefon- oder Videogespräche durchaus funktionieren können.

Wie sind die Reaktionen der Kandidatinnen und Kandidaten?

Sie sind sehr offen und verständnisvoll gegenüber virtuellen Interviews und zeigen sich flexibel. Ich konnte nicht feststellen, dass Bewerbende jetzt nervöser sind als bei gewöhnlichen Bewerbungsgesprächen. Einige Kandidaten haben den Wunsch geäussert, das Video-Tool vor dem Gespräch zu testen, damit es dann auch tatsächlich funktioniert und beim Einwählen keine Zeit verloren geht.

Videointerviews im Recruiting

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Wie läuft der Onboarding-Prozess aktuell?

Wir haben den Onboarding-Prozess im April umgestellt. Die Mitarbeitenden starten seither nicht mehr vor Ort, sondern direkt im Homeoffice. Wenn sie nicht zur Risikogruppe gehören, kommen sie am ersten Arbeitstag ganz kurz ins Büro. Dort holen sie sich ihre Arbeitsgeräte wie den Laptop und Unterlagen ab, führen ein kurzes Gespräch mit dem Vorgesetzen und gehen dann gleich wieder zurück ins Homeoffice. Der eintägige «Welcome Day» und unsere Grundausbildung «Fit für Helsana» wurden kurzfristig digitalisiert. Anstatt einer dreitägigen Schulung an unserem Standort in Bellinzona gibt es jetzt «Fit for Helsana» als Selbststudium für zuhause. Dabei werden unsere Neuankömmlinge von ihren Vorgesetzten, Göttis und Gotten unterstützt.

Die neuen Mitarbeitenden gehen also auch die Unterlagen zum «Welcome Day» alleine durch?

Der «Welcome Day» wird bewusst nicht als Video-Veranstaltung abgehalten. Es sind zwölf Referenten involviert und es wäre für die neuen Mitarbeitenden zu intensiv, den ganzen Tag am Bildschirm zu sitzen. Sie können aber Fragen einreichen, die am nächsten Tag via Video-Konferenz diskutiert werden. Die neuen Mitarbeitenden haben grundsätzlich den gesamten Tag Zeit, der ursprünglich für den «Welcome Day» vorgesehen gewesen wäre. Schlussendlich wird das aber mit dem Vorgesetzten abgesprochen.

Wie gut funktioniert dieser neue Onboarding-Prozess?

Von Seiten der neuen Mitarbeitenden wie auch der Vorgesetzten sowie der Teammitglieder ist viel Flexibilität notwendig. Und diese Flexibilität erleben wir von allen Seiten, was uns sehr freut! Unsere Abteilungen haben sich sehr schnell umorganisiert und der aktuellen Gegebenheiten im Homeoffice angepasst. Unter den aktuellen Umständen werden die neuen Mitarbeitenden aber wohl etwas länger brauchen, um den Teamspirit und die Firmenkultur so richtig kennenzulernen.

Welche Rolle haben dabei HR bzw. die Abteilung der neuen Mitarbeitenden?

Als HR-Consultants stehen wir beratend zur Seite. Schlussendlich koordiniert die jeweilige Abteilung in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung den konkreten Start, da der Einführungsplan immer individuell angepasst wird.

Wie lange wird der Onboarding-Prozess noch vorwiegend virtuell stattfinden?

Wahrscheinlich starten wir im Juni wieder mit unserem traditionellen Onboarding-Prozess, wobei dies natürlich von der Corona-Entwicklung abhängt. Hier müssen wir aber noch eruieren, wie die Abstandsregeln etwa beim «Welcome Day» eingehalten werden können und entsprechende Anpassungen planen. Seit dem 11. Mai sind wir nun im Split-Office unterwegs. Das heisst, dass ca. 50% der Mitarbeitenden vor Ort arbeiten. Da die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden höchste Priorität geniesst, werden wir diese ab Juni voraussichtlich vor Ort begrüssen.

Glauben Sie, dass sich die Rekrutierung, das Onboarding oder die Arbeitsformen nach Corona auch langfristig verändern werden bzw. sollen?

Ich glaube, bei Arbeitgebenden und HR-Abteilungen kommt es zu einem Umdenken: Bei uns hat sich gezeigt, dass unsere Rekrutierungen auch ohne ein persönliches Kennenlernen vor Ort sehr gut funktionieren können. Ich könnte mir vorstellen, dass Vorabklärungen in Zukunft viel mehr über Telefongespräche oder Videointerviews gemacht werden. Wenn Kandidaten weiter weg oder sogar im Ausland wohnen, könnte es vermehrt zu Video-Calls kommen. Insgesamt bin ich aber der Meinung, dass potenzielle neue Mitarbeitende den Vorgesetzten und das Unternehmen auch weiterhin persönlich und vor Ort kennenlernen und vor Arbeitsstart einmal gesehen haben sollten. Ausserdem werden die Mitarbeitenden in Zukunft auch mehr im Homeoffice arbeiten wollen, und ich glaube, dass Unternehmen diese Möglichkeit vermehrt bieten werden.
Flavia Arizzoli ist seit Juli 2015 HR-Consultant bei Helsana Versicherungen.