Checkliste und Vorlage für Offboarding – was muss man beachten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?

collaborateur quitte son patron, un carton à la main

Ein Mitarbeiter (MA) aus dem Verkauf hat gekündigt? Der Leiter Finanzen geht in sechs Monaten in die verdiente Pension? Die Mitarbeiterin aus dem Sekretariat ist plötzlich bei einem Unfall verstorben? Sämtliche Austrittsprozesse sollten mit einer Offboarding-Checkliste genau festgehalten werden und die Professionalität eines Unternehmens zeigen.

Rolle der Personalabteilung beim Offboarding

Beim Offboarding/Mitarbeiteraustritt übernimmt die Personalabteilung wichtige Aspekte.
Neben den rechtlichen Aspekten, die hier überprüft werden müssen, hat sie ein besonderes Augenmerk auf den einwandfreien Prozess. Gerade Vorgesetzte (VORG) schätzen die HR-Beratungsfunktion bei den so wichtigen administrativen Austrittsarbeiten im Offboarding. Die unternehmenseigenen Abläufe eines Offboardings-Prozesses regeln die Information an wichtige Schnittstellen wie IT, Finanzabteilung, Sekretariat, Infrastruktur, Hausmeister etc.

Vorlage für Offboarding-Checkliste

Eine Checkliste ist immer unternehmensabhängig, aber unbedingt anzuwenden. Hier eine umfangreiche Auflistung, die je nach Firmenstruktur und -kultur Anpassungen benötigt. Der Austrittsprozess wird damit administrativ korrekt, vollständig und effizient abgewickelt.
Vorlage für Offboarding
Abkürzungen: HR – Human Resources, MA – Mitarbeiter(in), VORG – Vorgesetzte(r), GLAZ – Gleitarbeitszeit, PK – Pensionskasse, FI – Finanzabteilung, AHV– Alters- und Hinterlassenenversicherung., Abt. – Abteilung, IT – Informatikabteilung

Verpflichtungen des Arbeitgebers beim Austritt von Mitarbeitenden

Beim Austritt ist der Arbeitgeber verpflichtet, den/die scheidende(n) Mitarbeiter(in) auf die Weiterführung oder den Abschluss einer Unfallversicherung aufmerksam zu machen. Dabei besteht auch die Möglichkeit eines Übertritts in die Einzelversicherung bei einer Krankentaggeldversicherung.
Ein Arbeitsvertragsende bedeutet immer, dass alle Forderungen, die aus dem Arbeitsvertrag entstanden sind, fällig werden.
Hier einige wenige Punkte, die beachtenswert sind:

  • die Auszahlung eines Bonus
  • die Auszahlung oder der Bezug von Ferientagen/Gleitzeitstunden
  • der Abzug etwaiger Minusstunden vom letzten Lohn
  • die Erstellung eines Arbeitszeugnisses (wenn der/die Mitarbeitende dieses verlangt)

Auch bei Freistellungen gilt diese Austrittscheckliste. Insbesondere Führungskräfte, Verkaufsmitarbeiter oder Fachspezialisten werden oft freigestellt. Der Grund liegt hier auch in den vertieften Firmenkenntnissen oder engen Kundenbeziehungen. Freistellung heisst damit, dass der/die Mitarbeitende ab sofort nicht mehr im Unternehmen arbeitet, aber den vertraglich vereinbarten Lohn bis zum Arbeitsvertragsende erhält.

Ordentliche/frühzeitige Pensionierung

Beim Ausstritt aufgrund einer Pensionierung (ordentlich/vorzeitig) sollte sich der Arbeitgeber rechtzeitig über die sozialversicherungsrechtlichen Aspekte ein Überblick machen, gerade in Bezug auf die Pensionskasse, die Unfallversicherung und die Anmeldung zur Altersrente. So empfiehlt die Ausgleichskasse, drei bis fünf Monate vor Beendigung des Arbeitsvertrages, eine Altersrente zu beantragen. Auch Pensionskassen haben unterschiedliche Fristen betreffend die Anmeldung für eine Kapitalauszahlung. Immer mehr Unternehmen lassen ihre zukünftigen Pensionäre Kurse besuchen, die auf die Pensionierung explizit vorbereiten.

Todesfall Mitarbeitende

Ein unvorhergesehenes Ereignis, das das ganze Unternehmen belasten kann, ist der plötzliche Tod eines/r Mitarbeiternden. Vorgesetzte und Teammitglieder sind emotional betroffen und verharren oft in einer Schockstarre, die gewisse Arbeitsabläufe erschwert/verlangsamt. Das beherzte Betreuen und gute Informieren seitens des HR und der Firmenleitung sind hier essentiell. Grosse Firmen haben hierzu eine eigene Checkliste entwickelt.
Zu den Punkten der normalen Austrittscheckliste kommen noch Themen wie:

  • Kontaktaufnahme mit Familie des verstorbenen Mitarbeiternden
  • Kondolenzschreiben
  • Erhalt Totenschein und Weiterleitung an Pensionskasse
  • Abmelden bei Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung
  • Teilnahme an Beerdigung/Abdankung
  • Weitere Zahlungen (wie der Lohnnachgenuss)
  • Rückgabe aller Unterlagen/Gegenstände mit Familie organisieren

Nichts ist so sensibel wie der richtige, empathische Umgang mit einem Todesfall in einem Unternehmen. Die Balance aus Feingefühl, Verständnis und sachlichem, unternehmerischen Handeln ist hier wichtig.

Fazit

Für Mitarbeitende muss ein Austritt kein Happy-end haben, aber einen Abschluss, der Wertschätzung und Professionalität in sich trägt. Dafür steht der gute Offboarding-Prozess.

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