Bewerbungen sichten, telefonieren, interviewen, absagen, nachhaken, onboarden… Recruiting ist manchmal wie Jonglieren mit fünf Bällen – während der sechste schon in der Luft ist. Im JobCloud-Webinar mit Marina Faria, Senior Talent Acquisition Partner bei JobCloud, haben wir Schritt für Schritt aufgezeigt, wie ein klarer, moderner und menschlicher Rekrutierungsprozess aussehen kann und was dabei die wichtigsten Stationen sind. Hier finden Sie einige wichtige Antworten und können sich die Webinar-Aufzeichnung ansehen.
Rebekka Hänggi: Womit beginnt für dich der Rekrutierungsprozess und womit endet er?
Marina Faria: Bei JobCloud startet der Rekrutierungsprozess mit einem Briefing bzw. einer Bedarfsanalyse für die betroffene Stelle. Der Prozess für mich als Recruiter endet dann mit der Vertragsunterzeichnung. Danach übernimmt das HR-Team den gesamten Onboarding-Prozess.
Was sind die einzelnen Stationen des Rekrutierungsprozesses und wie gehst du dabei für JobCloud vor?
- Bedarfsanalyse & Briefing
Hier kläre ich gemeinsam mit der verantwortlichen Führungskraft, welche Anforderungen die neue Position mit sich bringt. - Stelleninserat & Ausschreibung
Basierend auf diesem Austausch und der Stellenbeschreibung erstelle ich ein zielgruppenfokussiertes Stelleninserat und publiziere es dann auf den passenden Kanälen. - Bewerbungseingang & Vorselektion
Sobald die ersten Bewerbungen eintreffen, prüfe ich diese und mache eine erste Vorselektion. Potentiell passende Bewerbungen leite ich direkt an den Hiring Manager weiter. - Prescreening per Telefoninterview
Wenn der Hiring Manager auch überzeugt von der bewerbenden Person ist, kontaktiere ich diese per Telefon und führe ein erstes, kurzes Telefoninterview durch. - Interviewphase
Sobald wir erfolgreiche Telefoninterviews hatten, starten wir in die Interviewphase. Diese beinhaltet je nach Position ein bis drei Interviews. - Entscheidung
Nach jedem Interview wird entschieden, ob es weitergeht oder nicht. - Angebot & Vertrag
Kommt es zu einer Zusage, wird das Angebot zuerst mündlich gemacht. Stimmt das Angebot für den Bewerbenden, schicken wir eine schriftliche Offerte nach. Wird dies auch noch schriftlich akzeptiert, wird der Vertrag ausgestellt und somit ist der Prozess für mich als Recruiter beendet.
Webinar-Aufzeichnung «Der ideale Rekrutierungsprozess»
Welche Unterlagen bzw. Informationen brauchst du für die erste Selektion?
Ehrlich gesagt reicht mir am Anfang der CV. Ein Motivationsschreiben brauche ich nicht unbedingt und Arbeitszeugnisse oder Diplome fordere ich erst zu einem späteren Zeitpunkt ein. Viele Recruiter schauen sich die Zeugnisse schon beim ersten Screening an, aber bei JobCloud ist das etwas anders. Wir haben unseren Interviewprozess so gestaltet, dass wir die Bewerbenden wirklich gut kennenlernen.
Worauf achtest du, wenn du eine Bewerbung anschaust?
Beim Sichten der Bewerbungen schaue ich zuerst, ob die Must-haves wie Erfahrung, Qualifikationen und Rahmenbedingungen grundsätzlich passen. Ausserdem prüfe ich, ob der Lebenslauf logisch aufgebaut und nachvollziehbar ist und ob es eventuelle Lücken gibt – es geht noch nicht ums Detail, sondern um ein erstes Gefühl: Könnte die Person grundsätzlich passen?
Was klärst du beim ersten Telefoninterview?
Ich konzentriere mich beim Telefoninterview auf das Wesentliche – und meistens reichen 15 Minuten völlig aus. Ich erkundige mich nach dem gewünschten Arbeitsbeginn und dem Pensum sowie den ungefähren Salärvorstellungen. Ausserdem versuche ich, den Grund der Bewerbung sowie die Motivation und das Know-how der Person zu klären und stelle eine Frage auf Englisch, um die Englischkenntnisse zu überprüfen. Spannend ist, wie viel man in kurzer Zeit durch die richtigen Fragen herausfinden kann. Der CV und das kurze Gespräch geben uns eine gute Basis, um zu entscheiden, ob es ins erste Interview geht.
Welche Fragen sollten Sie im Jobinterview stellen?
Sehen Sie sich die Zusammenfassung & Aufzeichnung unseres Webinars «Recruiting 4.0 – Das sind die besten Interviewfragen» an
Was ist deine Rolle sowie die des Hiring Managers beim ersten Interview?
Meine Hauptrolle im ersten Interview besteht darin, die allgemeine Passung zu prüfen, also Cultural Fit, Motivation, Soft Skills und den persönlichen Eindruck. Der Hiring Manager konzentriert sich stärker auf die fachlichen Qualifikationen und die Anforderungen der Rolle – er oder sie ist ja die Expertin oder der Experte darin. Zudem übernehme ich die Moderation des Gesprächs und sorge dafür, dass alle zu Beginn entspannt sind und eine lockere Atmosphäre entsteht. Gleichzeitig halte ich den Ablauf strukturiert, bleibe aber flexibel, um dem natürlichen Gesprächsfluss zu folgen.
Was bespricht Marina genau im Briefing mit dem Hiring Manager vor dem Bewerbungsgespräch? Welche Meinung hat sie zum Thema Motivationsschreiben oder Bewerbungsfoto? Was genau ist ihre Rolle bei den sieben Stationen des Rekrutierungsprozesses?
Die Antworten auf diese und weitere Fragen der Teilnehmenden finden Sie in der Webinar-Aufzeichnung.
Marina Faria verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung im Bereich HR und Rekrutierung. Sie war zuerst in der Personalvermittlung tätig und wechselte dann in die Rekrutierung eines grossen Unternehmens. Seit mehr als drei Jahren ist sie nun als Senior Talent Acquisition Partner bei JobCloud tätig.
