Un licenciement prononcé par une entreprise crée toujours des tensions. C’est pourquoi les licenciements, qui font partie intégrante du travail des RH, doivent être préparés minutieusement. Comment une entreprise peut-elle organiser au mieux un entretien de liceciement, rédiger une lettre de licenciement et organiser tout le procesus de licenciement et quelles en sont les étapes indispensables?
Annoncer un licenciement
Un licenciement est une déclaration unilatérale de volonté sujette à réception. Lorsque l’employeur met fin à la relation de travail, il est essentiel qu’il le fasse d’une façon aussi juste et constructive que possible car les collaborateurs qui perdent leur travail voient leur propre estime mise à l’épreuve. Un processus de licenciement juste fait partie intégrante de l’expérience candidat et les employés restant dans l’entreprise sont sensibles à la façon dont ce processus difficile est mené.
Devoirs des managers durant un processus de licenciement
Les managers licenciant un collaborateur en raison de ses résultats insuffisants, par exemple, devraient déjà l’avoir signalé au travers d’avertissements et d’entretiens. Si les performances ne s’améliorent pas dans un délai donné, le licenciement est la conséquence logique. Dans la plupart des entreprises, la résiliation d’un contrat fait l’objet d’une discussion préalable avec la direction et les RH. Autrement dit, un licenciement ne peut pas être le résultat de la décision d’une seule personne. Une fois un accord trouvé au sein de la direction, le manager responsable se prépare à l’entretien.
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Devoirs des RH durant un processus de licenciement
Les RH vérifient le dossier personnel de l’employé/e, les délais de résiliation ainsi que tout autre éventuel accord ou convention et préparent la lettre de licenciement.
L’entretien de licenciement avec le collaborateur
L’entretien de licenciement a lieu entre six yeux. Le manager mène l’entretien et un responsable RH l’accompagne, d’une part en tant que témoin et d’autre part en tant que suppléant pour tout ce qui concerne les informations complémentaires et les détails liés au droit du travail.
Une bonne coordination entre le manager et le responsable RH est indispensable. A l’inverse de l’idée encore largement répandue, le licenciement ne doit pas être délégué aux RH.
L’entretien de licenciement relève de la responsabilité du manager. Le manager et le responsable RH se répartissent les rôles, déterminent le bon moment pour l’entretien, son déroulement et son lieu, ainsi que les documents nécessaires. Rien ne doit être laissé au hasard; l’entretien doit être préparé de façon adéquate et minutieuse. Il serait dramatique que la personne licenciée remarque des contradictions entre les deux interlocuteurs.
Check-list pour la préparation de l’entretien de licenciement
Voici une petite liste de préparation à l’entretien de licenciement, qui peut être utile au responsable RH et au manager:
Être bien préparé, c’est déjà avoir fait la moitié du travail. Un entretien de licenciement ne sera jamais reçu de façon positive, mais il peut se dérouler de façon correcte et juste.
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Comment mener un entretien de licenciement
Lors d’un entretien de licenciement, 4 éléments sont particulièrement importants:
- L’annonce claire et rapide du licenciement; pas de formules toutes faites, pas de mots vides de sens, pas de banalités
- Une justification brève et objective
- La remise de la lettre de licenciement avec obtention de la signature de la personne concernée
- La planification d’un second entretien pour clarifier les derniers détails
Le manager doit annoncer le licenciement dans les 3 premières minutes de l’entretien. En effet, ce dernier a une visée informative et les éventuels reproches n’y ont pas leur place. Il est également important de savoir encaisser les réactions vives de la personne licenciée et de ne surtout pas se mettre sur la défensive.
La personne licenciée doit avoir la possibilité d’exprimer ses émotions et sa colère. Si elle a des questions concernant la suite des évènements, il faut y répondre brièvement, en indiquant que plus de détails seront donnés lors de l’entretien de suivi. L’entretien de licenciement en lui-même ne devrait pas durer plus de 10 à 15 minutes. Le responsable RH donne des informations sur le droit du travail ainsi que les processus d’information et de départ. L’estime, le respect, la courtoisie et la justice démarquent particulièrement les managers qui mènent ce type d’entretiens avec une position professionnelle, néanmoins humaine.
Check-list pour l’entretien de licenciement
A la fin de l’entretien, le manager et le responsable RH devraient prendre le temps de faire un bilan de l’entretien. Il est également judicieux de laisser la personne licenciée rentrer chez elle plus tôt ou même de la ramener directement chez elle. L’obligation de diligence de la part de l’employeur joue ici un rôle majeur.
Check-list pour le départ d’un salarié
Voici la check-list pour les dernières tâches à accomplir avant le départ d’un salarié:
Les licenciements ne sont jamais choses faciles, mais ils constituent aussi une opportunité de prendre un nouveau départ. La façon respectueuse et professionnelle dont une entreprise aborde ce processus important reste dans la mémoire des collaborateurs et influence grandement l’image de l’employeur.
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.
