Description du poste d’assistant-e administratif-ive

Les offres pour cette profession peuvent utiliser d’autres termes, comme assistant-e de gestion, adjoint-e administratif-ive ou Administrative Support Specialist.

Métier d’assistant-e administratif-ive

Les assistant-es administratif-ives effectuent des tâches de bureau et d’organisation. Ils/elles font partie des employé-es les plus importants au sein de l’organisation et s’assurent que tout fonctionne bien en coulisses. Les assistant-es administratif-ives trient des dossiers, rédigent des messages, gèrent des rendez-vous et aident les autres collaborateur-trices dans leur travail quotidien. Ils/elles créent des feuilles de calcul, préparent des e-mails, gèrent des bases de données et créent des présentations, des rapports et des documents. Ils/elles peuvent également négocier avec les fournisseurs, acheter du matériel, gérer des salles de stockage ou des bibliothèques d’entreprise et accéder aux données de diverses sources.

Assistant-e administratif-ive : tâches

Les tâches varient selon l’expérience et le domaine d’activité, mais elles sont souvent les suivantes :

• gestion des systèmes de classement des documents et messages (physiquement ou électroniquement)
• transfert et distribution du courrier et des e-mails entrants
• correspondance
• correction de documents
• gestion des fax, des systèmes de vidéoconférence, des systèmes téléphoniques et d’autres équipements de bureau
• création de tableurs, traitement de texte et gestion de bases de données
• finalisation de formulaires selon les exigences et les directives de l’entreprise

Assistant-e administratif-ive : profil requis

Si vous recherchez des assistant-es administratif-ives pour votre entreprise, vous devez vous assurer qu’ils/elles répondent aux exigences et qu’ils/elles possèdent les connaissances suivantes :

• diplôme universitaire dans un domaine pertinent
• excellentes compétences informatiques et aisance dans l’utilisation de programmes usuels
• dactylographie, de préférence avec les dix doigts
• précision et souci du détail
• multilinguisme (souhaité, voire requis)
• proactivité et optimisme

Compétences complémentaires et soft skills d’assistant-e administratif-ive

D’autres compétences, bien qu’optionnelles, sont avantageuses pour exercer le métier d’assistant-e administratif-ve, notamment :

• expérience professionnelle en assistance administrative et/ou connaissance des processus administratifs communs de bureau
• bonnes compétences en communication
• intelligence émotionnelle
• patience, discrétion et esprit critique
• sensibilité la grammaire et à l’orthographe

Assistant-e administratif-ive : salaire

Selon l’outil de jobup.ch, le salaire annuel moyen des assistant-es administratif-ives est de 69’478 CHF, 13e salaire et bonus compris. Le salaire peut toutefois varier en fonction de l’expérience, de l’âge et du canton de travail.
Vous trouverez d’autres informations utiles sur les salaires en consultant le calculateur de salaires de jobup.ch.