Recrutement et processus d’onboarding en temps de crise

Recrutement et onboarding

La crise du coronavirus se fait aussi sentir dans le recrutement de collaborateurs. Flavia Arizzoli, consultante RH chez Helsana Assurances, nous explique comment son employeur adapte ses processus de recrutement et d’onboarding.

Mathias Steger: Comment la crise du coronavirus a-t-elle changé le processus de recrutement chez Helsana?

Flavia Arizzoli: Pour la plupart des postes à pourvoir, le processus de recrutement se déroule comme d’habitude car nous avons toujours besoin de nouveaux collaborateurs malgré la crise. Pour quelques autres postes, le besoin étant moins urgent, nous avons momentanément suspendu nos recherches. Le plus grand changement entraîné par la crise concerne les entretiens, qui n’ont plus lieu sur place mais par téléphone ou par vidéoconférence sur Webex, selon les préférences du supérieur et du candidat. Nous avons aussi déjà organisé des rencontres avec l’équipe et des « mises en situations » de façon virtuelle, ce qui s’est avéré positif pour toutes les personnes impliquées. A la demande des supérieurs et en accord avec les candidats, un bref entretien a eu lieu sur place dans des situations exceptionnelles – évidemment, dans le respect des mesures d’hygiène et de sécurité.

Comment les recrutements ont-ils fonctionnés sous ces nouvelles conditions?

Etonnamment bien. Nous avons déjà engagé quelques collaborateurs de façon virtuelle. Moi-même, j’avais des doutes parce que je suis d’avis qu’un recrutement passe nécessairement par une rencontre en personne. Mais il s’est avéré que les recrutements pouvaient aussi tout à fait fonctionner par téléphone ou vidéoconférence.

Il s’est avéré que nos recrutements fonctionnaient très bien même sans rencontre en personne sur place.

Quelles sont les réactions des candidats?

Ils se montrent très ouverts et compréhensifs vis à vis des entretiens virtuels et font preuve de flexibilité. Je n’ai pas constaté que les candidats étaient plus nerveux que pour un entretien d’embauche traditionnel. Certains candidats ont exprimé le souhait de tester l’outil vidéo avant l’entretien afin de s’assurer que tout fonctionne et de ne pas perdre de temps avec la connexion.

Comment se déroule le processus d’onboarding actuellement?

Nous avons changé notre processus d’onboarding en avril. Les collaborateurs ne commencent plus sur place, mais directement en Home Office. S’ils ne font pas partie du groupe à risque, ils passent brièvement au bureau le premier jour. Ils prennent leurs outils de travail, comme l’ordinateur portable et les documents, assistent à un bref entretien avec leur supérieur et retournent directement chez eux pour travailler en Home Office. Le « Welcome Day », qui dure un jour, et notre formation interne « Prêt pour Helsana » ont été numérisés dernièrement. A la place d’une formation de trois jours sur notre site de Bellinzone, nos nouveaux venus peuvent désormais suivre le programme « Prêt pour Helsana » par eux-mêmes depuis chez eux. Ils sont bien sûr soutenus par leurs supérieurs et leurs parrains ou marraines.

Dans les circonstances actuelles, les nouveaux collaborateurs auront besoin d’un peu plus de temps pour se familiariser avec l’esprit d’équipe et la culture d’entreprise.

Les nouveaux collaborateurs parcourent donc aussi les documents du « Welcome Day » seuls?

Le « Welcome Day » n’est volontairement pas organisé comme un évènement vidéo. Douze intervenants sont impliqués, cela serait donc trop intensif pour les nouveaux collaborateurs de rester assis toute une journée devant un écran. Ils peuvent toutefois poser leurs questions et elles seront discutées le lendemain via vidéoconférence. Au niveau du temps, les nouveaux collaborateurs ont une journée entière, comme cela est prévu normalement pour le « Welcome Day ». Mais cela doit d’abord être convenu avec le supérieur.

Ce nouveau processus d’onboarding fonctionne-t-il bien?

Cela demande beaucoup de flexibilité aussi bien du côté des nouveaux collaborateurs que de celui des supérieurs des nouveaux membres de l’équipe. Et les deux parties font effectivement preuve de flexibilité, ce qui nous réjouit beaucoup! Nos départements ont su s’adapter rapidement aux conditions actuelles et au Home Office. Dans ces circonstances, les nouveaux collaborateurs auront toutefois besoin d’un peu plus de temps pour se familiariser avec l’esprit d’équipe et la culture d’entreprise.

Quel rôle les RH et les départements jouent-ils auprès des nouveaux collaborateurs?

En tant que consultants RH, nous sommes présents comme conseillers. Chaque département coordonne l’entrée en fonction en collaboration avec le département IT car le processus d’introduction est propre à chaque département.

Pendant combien de temps encore le processus d’onboarding se déroulera-t-il principalement de façon virtuelle?

En juin, nous devrions reprendre notre processus d’onboarding traditionnel, ce qui dépend évidemment de l’évolution du coronavirus. Nous devons toutefois encore déterminer comment les règles de distance peuvent être respectées lors du « Welcome Day » et planifier les modifications nécessaires. Depuis le 11 mai, nous travaillons en « Split Office » (fractionnement d’équipes). Autrement dit, près de 50% des collaborateurs travaillent actuellement sur place. Comme la formation de nos nouveaux collaborateurs est notre principale priorité, nous les accueillerons sur place certainement dès le mois de juin.

Pensez-vous que le recrutement, l’onboarding ou les modèles de travail changeront ou devraient changer sur le long terme après le coronavirus?

Je pense que les employeurs et les départements RH vont repenser les choses. Chez nous, nous avons constaté que nos recrutements fonctionnaient aussi très bien même sans rencontre en personne sur place. Je peux tout à fait imaginer que certains éléments soient discutés davantage par téléphone ou vidéoconférence à l’avenir. Si les candidats vivent loin ou même à l’étranger, on pourrait également recourir davantage aux vidéoconférences. Cependant, je reste d’avis que les potentiels nouveaux collaborateurs devraient faire connaissance avec les supérieurs en personne et avoir vu l’entreprise au moins une fois de leurs propres yeux. Par ailleurs, les collaborateurs vont vouloir travailler plus en Home Office et je pense que les entreprises leur proposeront plus volontiers cette possibilité.

Flavia Arizzoli travaille depuis juin 2015 en tant consultante RH chez Helsana Assurances

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