Vous recevez un nombre incalculable de dossiers de candidature et peinez à garder une bonne vue d’ensemble ou à opérer une sélection? Les outils de gestion des candidatures ou « Applicant Tracking Systems » (abrégé en ATS) ont justement été développés pour résoudre ce problème. Découvrez dans cet article comment vous pouvez utiliser un tel outil.
Comme son nom l’indique, un outil de gestion des candidatures permet de gérer l’ensemble des candidatures. Concrètement, il comprend:
- Des possibilités de filtre: Les dossiers de candidature entrants peuvent être filtrés (classés en candidatures A, B ou C) et un statut peut leur être attribué (p. ex. confirmation, en attente, entretien ou candidature rejetée).
- Des réponses automatiques: À la réception de dossiers de candidature, des réponses automatiques peuvent être envoyées aux candidats, comme un accusé de réception, une invitation à un entretien d’embauche ou une réponse négative.
- Des modèles: Pour les réponses aux candidats, le logiciel ATS met à disposition des modèles de texte, qui peuvent être adaptés individuellement.
- Plusieurs utilisateurs: Les logiciels peuvent être utilisés par plusieurs collaborateurs (il est possible d’accorder différents niveaux d’autorisation), ce qui permet d’assurer un bon suivi et une gestion harmonieuse de toutes les candidatures à tout moment.
Les principaux avantages de ces logiciels sont la garantie d’une meilleure vue d’ensemble des candidatures et le gain de temps considérable dans la gestion des candidatures.
Pour les grandes entreprises, l’utilisation d’un outil de gestion des candidatures est une évidence. Un tel outil peut toutefois également être utile pour les petites ou moyennes entreprises. Souvent, ces entreprises reçoivent de nombreuses candidatures – plus ou moins adéquates – pour les postes ouverts. Un logiciel ATS en garantit un bon aperçu et une bonne gestion car les dossiers de candidature peuvent être classés dans les catégories correspondantes. Le processus de recrutement devient alors plus efficace et plus structuré et la charge administrative est réduite. Comme les candidats reçoivent automatiquement une réponse et que les processus sont définis précisément par l’outil, l’expérience candidat est également améliorée. L’image transmise aux candidats est très uniforme, ce qui peut également améliorer l’image de l’employeur et sa marque employeur.
Statistiques de recrutement avec l’ATS
Combien de temps faut-il avant que le candidat recherché soit embauché (time-to-hire)? Combien de candidatures ont été reçues pour chaque poste à pourvoir ou de quels canaux proviennent les candidats? Toutes ces données sont importantes afin de mesurer la réussite du recrutement et de prendre les mesures d’amélioration adéquates. Un outil de gestion des candidatures permet de mieux analyser les nombreuses données et de les présenter sous forme de reportings, de graphiques et de statistiques.
ATS et protection des données
Un élément important des outils de gestion des candidatures est la protection des données. En raison des lois sur la protection des données en vigueur en Suisse et dans l’UE (comprenez le RGPD), tous les dossiers de candidature ne peuvent pas être conservés indéfiniment sans condition. L’employeur peut enregistrer des candidatures, mais toutes les données et tous les documents doivent être supprimés à la fin du processus de recrutement si le candidat n’est pas engagé. Il est possible de conserver des dossiers pour de futurs postes à pourvoir, mais les candidats doivent d’abord en donner explicitement leur accord. Par ailleurs, les candidats peuvent exiger de récupérer leur dossier de candidature à tout moment, suite à quoi le dossier doit être supprimé (de l’ATS). Avec les logiciels ATS, il est très facile de supprimer des dossiers de candidature ou de demander l’accord des candidats pour conserver leur dossier.
De nombreux fournisseurs de logiciels ATS
Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels ATS, qui proposent des solutions différentes selon la taille et les besoins de l’entreprise. Pour ne citer que quelques exemples: Umantis, rexx, Prescreen.io, jacando, Personio, SuccessFactors ou encore Talentsoft. Si une entreprise n’a encore jamais utilisé de logiciel ATS, il est recommandé de tester plusieurs outils et de les comparer avant d’en choisir un. Idéalement, il faudrait élaborer un profil des exigences avec tous les critères que le logiciel ATS devrait remplir. Les critères importants sont notamment:
- la facilité d’utilisation,
- les langues proposées,
- les interfaces avec les autres outils RH, comme les programmes de recommandation de collaborateurs,
- ou les différents niveaux d’autorisation.
Gestionnaire de candidatures gratuit chez JobCloud
En choisissant JobCloud pour vos recrutements, vous profitez d’un outil de gestion des candidatures gratuit. Il vous permet de garder un bon aperçu de tous vos postes à pourvoir et d’ajouter un statut à toutes les candidatures reçues: « confirmation », « en attente », « entretien » ou « candidature rejetée ». Vous pouvez envoyer un accusé de réception à chaque candidat via l’ATS et divers modèles de texte sont disponibles et peuvent être envoyés directement via l’outil, pour une réponse négative ou une invitation à un entretien, par exemple.
