Un collaborateur du département vente vient de démissionner? Le dirigeant du département finances part à la retraite dans six mois? Une secrétaire a perdu la vie dans un accident? Tous les processus de départ devraient être soignés et régulés au moyen d’une check-list d’offboarding afin de démontrer le professionnalisme d’une entreprise.
Rôle des RH lors d’un processus de sortie d’un callaborateur/d’une collaboratrice
Lors d’un offboarding, ou départ d’un collaborateur après un licenciement, le département RH se charge d’aspects importants. Outre les aspects juridiques qui doivent être contrôlés par le département RH, ce dernier doit également porter une attention toute particulière pour que le processus dans son ensemble se déroule sans encombre. Les supérieurs apprécient particulièrement la fonction de conseiller des RH au cours des principales tâches administratives intervenant dans un offboarding. Les procédures d’offboarding propres à une entreprise réglementent les informations relayées dans les différents départements: IT, finances, secrétariat, infrastructure, conciergerie, etc.
Notre Guide de recrutement vous propose un aperçu des 3 phases principales du recrutement et vous offre des conseils pour vos recrutements.
Modèle d’une check-list d’offboarding
La check-list variera d’une entreprise à une autre, mais son utilisation est tout à fait recommandée. Voici une liste qui pourrait certes nécessiter quelques modifications selon la structure et la culture de l’entreprise, mais qui vous permettra d’assurer le déroulement correct, complet et efficace du point de vue administratif du processus de départ.
Abréviations: COLL. – collaborateur, RH – ressources humaines, SUP. – supérieur, IT – département informatique, CP– caisse de pension, AVS – assurance vieillesse et survivants
Obligations de l’employeur lors du départ d’un collaborateur/d’une collaboratrice
Lors du départ d’un collaborateur, l’employeur est tenu de l’informer de la continuation ou de l’arrêt de l’assurance accidents. Il est également possible de passer à une assurance individuelle dans le cadre de l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie.
La fin d’un contrat de travail signifie toujours que l’ensemble des dispositions inscrites dans le contrat ne sont plus valables.
Voici quelques éléments auxquels il faut penser en particulier:
- verser un bonus
- payer ou fixer les vacances/horaires flexibles
- retenir les éventuelles heures manquantes sur le dernier salaire
- rédiger un certificat de travail (si le collaborateur le demande)
Cette check-list est également valable lors de la mise en disponibilité de collaborateurs. Il arrive souvent que les dirigeants, le personnel de vente et les spécialistes soient mis en disponibilité. Cela peut provenir entre autres des connaissances approfondies de l’entreprise ou des relations étroites avec les clients. La mise en disponibilité signifie que les collaborateurs ne travaillent plus dans l’entreprise avec effet immédiat, mais continuent de percevoir leur salaire jusqu’à la fin de leur contrat.
Départ d’un collaborateur: Retraite ordinaire/anticipée
Si un collaborateur quitte l’entreprise parce qu’il part à la retraite (ordinaire/anticipée), l’employeur devrait penser en amont à la question des assurances sociales, particulièrement en ce qui concerne la caisse de pension, l’assurance accidents et la rente de vieillesse. La Caisse de compensation recommande de déposer une demande de rente de vieillesse trois à cinq mois avant la fin du contrat de travail. Les caisses de pension ont, elles aussi, différents délais en vigueur pour le versement sous forme de capital. De plus en plus d’entreprises proposent même à leurs futurs retraités de suivre des cours pour les préparer clairement au départ à la retraite.
Processus de sortie lors du décès d’un collaborateur/d’une collaboratrice
La mort soudaine d’un collaborateur constitue un évènement inattendu qui peut peser sur l’entreprise dans son ensemble. Chamboulés, les supérieurs ainsi que les autres membres de l’équipe errent en état de choc, ce qui ralentit ou complique certains processus. Dans un tel cas, les RH et la direction jouent un rôle essentiel dans la prise en charge et l’information des collaborateurs. Les grandes entreprises ont développé une chek-list à part pour ce type de cas.
Outre les éléments figurant sur la check-list classique, cette liste comprend également:
- la prise de contact avec la famille du collaborateur décédé
- la rédaction d’une lettre de condoléances
- la réception du certificat de décès et la transmission à la caisse de pension
- la sortie de la caisse de pension, la résiliation de l’assurance accident et indemnités journalières
- la participation à l’enterrement/aux funérailles
- le versement de la rente de survivants
- la restitution des effets personnels du défunt à la famille
Il n’y a rien de tel qu’une entreprise qui réagit avec une sensibilité particulière face à un décès, en se montrant juste et empathique. Le plus important est de trouver le juste équilibre entre le tact, la compassion et les activités purement rationnelles propres à l’entreprise.
Ce qui est important pour le processus de sortie d’un collaborateur/d’une collaboratrice
Pour les collaborateurs, quitter l’entreprise ne doit pas être une happy end en soi, mais une conclusion témoignant de l’estime et du professionnalisme. C’est l’objectif visé par un bon processus d’offboarding.
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.
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