Les dirigeants, tout comme les employés, sont familiers de ce problème : il y a souvent un grand déséquilibre entre la charge de travail et le temps disponible. Certains détails des projets sont ainsi oubliés et il devient difficile de se consacrer pleinement aux priorités. La journée compte seulement 24 heures pour tous, mais certaines personnes réussissent à en tirer plus que d’autres. De plus, elles affichent à la fois une attitude détendue et calme. Comment y parviennent-elles ?
1. Etre en phase avec son biorythme
La capacité de concentration et de performance du corps est fonction des variations journalières. C’est aux premières heures de la matinée que la plupart des personnes sont les plus productives. Par conséquent, les rendez-vous, réunions, tâches et autres décisions importantes devraient être programmés entre 8 h et 11 h. En milieu de la journée, pour de nombreuses personnes, la période creuse est synonyme de manque de concentration et de motivation. Les tâches routinières/faciles devraient idéalement être effectuées à ce moment. A 16 h, un regain d’énergie est perceptible chez la plupart des employés. Ainsi, il est possible d’effectuer quelques tâches importantes, juste avant la fin de service. Néanmoins, la courbe de performance peut paraître différente d’une personne à une autre. Écoutez votre corps et adaptez votre emploi du temps en fonction de votre biorythme personnel.
2. Regrouper les tâches
En raison des diverses activités, tâches et distractions telles que les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les réunions, la capacité de concentration baisse, tandis que le niveau de stress augmente. Si possible, prévoyez pour les différentes tâches des horaires fixes et concentrez-vous uniquement sur une tâche à la fois. Cela augmente l’efficacité et réduit le niveau de stress. Si votre emploi du temps comprend des entretiens, des recherches de candidats sur les réseaux sociaux ou des vérifications de documents, essayez d’oublier un moment votre messagerie électronique.
3. Développer certaines routines
Développer une routine du matin et du soir favorise une meilleure gestion du temps et économise l’énergie. Commencez avec du sport, un peu de café ou un aperçu sur vos tâches de la journée. En soirée, vous pouvez vous préparer pour le lendemain en choisissant par exemple vos vêtements ou en jetant un œil sur les tâches de la semaine. Sur votre emploi du temps, définissez un créneau fixe pour les courriers, les tâches administratives et les appels.
4. Utiliser des outils d’aide techniques
Les calendriers électroniques connectés à l’ordinateur et au smartphone simplifient votre gestion du temps et vous permettent d’avoir un suivi. Créez une base de données avec des contacts importants pour éviter d’avoir à fouiller dans les fichiers et courriels à la recherche d’adresses ou de numéros de téléphone. Dans le cadre de votre travail, vous pouvez aussi avoir recours à un support technique et simplifier ainsi la gestion de votre temps. Les candidatures en ligne via une plate-forme déjà bien structurée vous facilitent la visualisation des documents. En utilisant quelques mots clés, vous pouvez rapidement filtrer les candidatures pertinentes.
5. Mettre de l’ordre sur son bureau
Le rangement et le nettoyage intempestifs des fichiers, des fournitures de bureau et des objets personnels prennent du temps et ralentissent le travail. Nettoyez votre bureau et débarrassez-vous de toutes les choses inutiles. Cela minimisera les risques de stress. En outre, un bureau bien rangé vous aide à rester concentré et motivé.
6. Traiter efficacement ses correspondances
Habituez-vous à ne lire qu’une seule fois chaque email et chaque courrier. Vous pouvez soit apporter une réponse immédiate si nécessaire, soit répondre ultérieurement. Dans certains cas, vous classez ces courriers dans vos archives. Ce qui ne relève pas de votre responsabilité peut être transmis au service compétent. Les spams ou courriers indésirables peuvent être supprimés sur le champ.
7. Définir les priorités
Le gain de temps n’est pas l’objectif principal/ou n’est pas le seul objectif d’une bonne gestion du temps. Une planification efficace vous sera d’autant plus utile qu’elle vous aidera à prendre les bonnes décisions. Par conséquent, il est essentiel d’établir des priorités pour une gestion optimale du temps. Différentes méthodes permettent d’automatiser le processus de prise de décision et peuvent rapidement faire partie de vos habitudes. Les approches de solution ci-dessous s’avèrent utiles :
- La méthode ABC : ici, vous différenciez uniquement par ordre d’importance. A pour les tâches prioritaires devant être immédiatement réalisées. B pour les tâches moins importantes et pouvant donc être reportées ou déléguées aux employés. C pour les tâches de moindre importance qui peuvent être déléguées ou reportées.
- La méthode ALPEN : avec cette méthode, vous créez un planning quotidien selon le système suivant : lister les tâches et estimer leur longueur. Prévoyez au maximum 60 % du temps global de travail. Il s’ensuit la planification de marges de temps, la hiérarchisation des décisions et la vérification des réalisations. Les tâches inachevées sont reportées au lendemain.
- La méthode GTD : « Getting Things Done » est un best-seller de l’écrivain David Allen. Cette méthode préconise de recueillir les tâches et les projets, afin de les inscrire de façon chronologique dans un calendrier. Pour toute autre tâche supplémentaire, il devra juste être décidé si celle-ci est importante et où elle sera placée. Ainsi, vous pouvez vous concentrer uniquement sur l’étape suivante.
8. Déléguer
Vous ne devez pas / (Ce n’est pas à) vous-même (d’)effectuer toutes les tâches. Laissez à vos collaborateurs le soin de faire les recherches, les présélections et les tâches routinières. Dans votre emploi du temps, marquez de manière distincte les délais et le suivi des réunions. Vous gardez ainsi un aperçu en vous assurant que les délais sont respectés. Par ailleurs, si vous ne pouvez pas déléguer certaines tâches à un autre collègue, nous vous recommandons de diviser le travail. Parlez aux collègues de votre département. Chacun a des goûts et des talents différents. Essayez de vous soutenir mutuellement, chacun prenant en charge l’activité qu’il affectionne le plus.
9. Dire non
Lorsque vos collègues essaient de vous donner des tâches supplémentaires, vous leur serez utile uniquement si votre charge de travail vous le permet. Apprenez à dire non. La même logique s’applique si un superviseur veut vous donner simultanément trop de tâches ou de projets. La prévention du stress est le meilleur remède contre le « burn-out ». Vos supérieurs savent apprécier un travailleur fiable et efficace à sa juste valeur. Apprenez également à dire non si un collègue de travail vous dérange pour proposer une petite pause café.
10. Restez flexible !
Ne soyez pas esclave de votre emploi du temps ! Ni la pression du temps ni les problèmes ne devraient être au centre de vos préoccupations. Adoptez une approche portée sur les solutions. La gestion du temps ne devrait pas vous limiter. Elle doit au contraire vous fournir le cadre adéquat et propice à la recherche de solutions globales.
(Image: Fotolia,Westend61)
