Sie haben Dutzende Bewerbungen auf dem Tisch und sollten innert wenigen Stunden eine konkrete Vorauswahl treffen? Wie soll das gehen? Mit der richtigen Vorgehensweise ist dies sehr gut möglich. Hier die wichtigsten Tipps.
Bewerbungen sortieren und Bewerbungen bewerten: Grobanalyse zu Beginn
Zunächst muss eine sogenannte Grobanalyse durchgeführt werden. Damit wird eine Vorauswahl durchgeführt, und die eingegangenen Bewerbungsunterlagen werden nach gewissen Kriterien geprüft. Erst im Vorstellungsgespräch kommt es zur Hauptanalyse, die mit weiteren Selektionsinstrumenten (wie Tests, Assessments, Referenzen, Probetag etc.) einhergeht.
Das Anforderungsprofil bildet die Hauptgrundlage für die saubere Personalauswahl, denn es wird nicht der beste Bewerber gesucht, sondern der Bewerber, der am besten zum Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Funktion in diesem Unternehmen passt. Es findet also ein Abgleich des Anforderungsprofils mit den eingereichten Unterlagen. Diese Gegenüberstellung zeigt Abweichungen deutlich auf.
Der Abgleich für die Grobanalyse erfolgt auf 3 Themengebieten:
- Die Kompetenzen
- Die Motivation
- Das Potenzial
Zunehmend wird auch der Einbezug des Unternehmensprofils (Strategie, Struktur, Kultur) wichtig.
ABC-Analyse der Bewerbungen: Einteilung in A-, B- und C-Kandidaten bei der Bewerberselektion
Bei der Erstsortierung kommt die sogenannte ABC-Analyse zum Zug, d.h., die eingereichten Unterlagen werden aufgrund der Gegenüberstellung in drei Kategorien unterteilt.
A-Unterlagen passen gut auf das Anforderungsprofil, d.h. sie erfüllen die sogenannten Muss-Kriterien und einige/die meisten Kann-Kriterien. Diese Unterlagen werden mit dem Vorgesetzten weiter geprüft. Etwaige telefonische Vorinterviews oder Einladungen zum Bewerbungsgespräch folgen.
B-Unterlagen sind grundsätzlich interessant und gelten als Reserve-Kandidaten. Sie erfüllen zwar nicht alle Muss- und Kann-Kriterien, aber werden vertiefter geprüft, wenn es zu wenig A-Bewerbungen gibt. Die Bewerber erhalten „Vertrösterbriefe“, in denen sie darüber informiert werden, dass die Prüfung der Bewerbungsunterlagen noch etwas längere Zeit beansprucht.
C-Unterlagen entsprechen so gar nicht den gewünschten Anforderungen, und die Bewerber erhalten relativ zügig eine Absage. Auch eindeutig überqualifizierte Unterlagen landen auf dem C-Stapel.
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Formale Prüfung der Bewerbungsunterlagen als eines der Bewertungskriterien für die Bewerbung
Erst nach dieser Sortierung werden die A-Bewerbungsunterlagen genauer unter die Lupe genommen und erhalten eine Beurteilung. Hier wird formal und inhaltlich geprüft. Bei der formalen Prüfung geht es vor allem um die Form und Art der Bewerbung. Diese acht Punkte werden dabei überprüft: Vollständigkeit, Ordentlichkeit, Angemessenheit, Strukturiertheit, Plausibilität, Wahrheit, Lückenlosigkeit, Aktualität. Wichtig ist auch, dass z.B. Lücken im Lebenslauf nicht überbewertet werden. Gerade wenn im Zuge des Fachkräftemangels zu wenig Bewerbungen vorliegen, wird die formelle Prüfung sehr grosszügig vorgenommen.
Grundsätzlich kann man sagen: Je mehr A-Bewerbungen eingegangen sind, desto mehr wird auf diese Prüfung wert gelegt. In der heutigen Zeit hat jedoch die inhaltliche Prüfung einen höheren Stellenwert. Die erste Selektion, also ob eine Bewerbung einen A-, B- oder C-Kandidaten aufzeigt, sollte sehr rasch gehen und nicht mehr als 1 bis 3 Minuten beanspruchen. Für die genauere Prüfung der A-Unterlagen kann jedoch erheblich mehr Zeit aufgewendet werden (mehr als 15 Minuten).
Inhaltliche Prüfung der Bewerbungsunterlagen
Bei der inhaltlichen Prüfung der Bewerbungsunterlagen wird besonders auf Berufserfahrung, fachliche wie persönliche Anforderungen, Motivation zum Stellenwechsel, offene Punkte resp. unklare Lücken und den Mehrwert für das Unternehmen Wert gelegt. Hier hat auch die Überprüfung der ergänzenden Anforderungen ihre Berechtigung, z.B., ob gewisse Fremdsprachenkenntnisse vorhanden sind oder ob es eine Bereitschaft zu Mobilität gibt. Routinierte Personalfachleute interpretieren Unterlagen wie Foto, Motivationsschreiben, Zeugnisse nicht vorschnell. Denn sie wissen, dass diese Mosaiksteine sind, die nur ganzheitlich betrachtet eine hohe Verlässlichkeit bei der Vorselektion ergeben.
Oftmals hilft eine tabellarische Gegenüberstellung der eingereichten Unterlagen mit dem bestehenden Anforderungsprofil.
Schlussendlich sollen die Bewerber zu einem ersten Gespräch eingeladen werden, die den höchsten Deckungsgrad mit dem vom Vorgesetzten erstellen Anforderungsprofil haben. Idealerweise sollte man drei bis fünf Kandidaten zu diesem ersten Gespräch einladen können. Aber Achtung: Papier ist geduldig. Nur weil die Unterlagen aufzeigen, dass dieser A-Kandidat die relevanten Punkte erfüllt, heisst es noch lange nicht, dass er die richtige Person für die Stelle ist. Das entscheidet sich erst bei der Hauptanalyse nach dem Bewerbungsgespräch.
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