Bei beruflichen Veränderungen von Mitarbeitenden ist das Arbeitszeugnis ein wichtiges Dokument für die Person, die Ihr Unternehmen nach einer Kündigung verlässt oder intern eine neue Stelle besetzt. Arbeitnehmende können auch während dem Arbeitsverhältnis ein Arbeitszeugnis verlangen. Für Arbeitgebende gilt, dieses wahrheitsgetreu und wohlwollend zu formulieren. Um HR-Fachkräfte beim Schreiben eines Arbeitszeugnisses zu unterstützen, haben wir eine Vorlage für ein Arbeitszeugnis, die Sie kostenlos herunterladen und personalisieren können, für Sie erstellt.
Wann können Mitarbeitende ein Arbeitszeugnis verlangen?
Arbeitszeugnisse können von Arbeitnehmenden jederzeit verlangt werden und Arbeitgebende müssen diese auf Wunsch ausstellen. Für Arbeitgebende gibt es beim Verfassen von Arbeitszeugnissen einige rechtliche Punkte zu beachten. Bei Arbeitszeugnissen unterscheidet man zwischen dem Zwischenzeugnis und dem Schlusszeugnis, das nur nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erstellt wird. Mitarbeitende haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – und das bis zu zehn Jahre nach dem Verlassen des Unternehmens.
Was gilt es beim Schreiben eines Arbeitszeugnisses zu beachten?
Ein Arbeitszeugnis, das am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, bezieht sich auf die gesamte Leistung der Person im Unternehmen und ist entscheidend für ihre weitere Karriere. Arbeitgebende sollen das Arbeitszeugnis deshalb wohlwollend formulieren und wahres und objektives Gesamtbild der Person vermitteln. Das Schlusszeugnis sollte zudem vollständig sein. Es enthält in der Regel Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung, Angaben über das Fachwissen, Sprachkenntnisse und relevante Weiterbildungen sowie eine Beurteilung der Arbeitsleistungen.
Welche Bestandteile muss ein Arbeitszeugnis enthalten?
Hier finden Sie alle Punkte, die ein Arbeitszeugnis enthalten soll:
- Überschrift „Arbeitszeugnis“
- Angaben zur Person und Anstellung
- Aufgabenbeschreibung
- Leistungsbewertung
- Bewertung des Sozialverhaltens
- Austrittsgrund
- Schlussabsatz
Einleitung zur Person und aktueller Tätigkeit
Die Einleitung eines Arbeitszeugnisses beinhaltet neben dem Namen und dem Geburtsdatum auch den Beschäftigungszeitraum, den Stellentitel und den Aufgabenbereich des oder der Arbeitnehmenden.
… (Name), geboren am … (Geburtsdatum) in … (Geburtsort), war vom … bis … (Daten Beginn/Ende des Tätigkeitsverhältnisses) in der Abteilung … unseres Unternehmens in … (Ort) als … (Beruf/Stellenbezeichnung) angestellt.
Aufgabenbeschreibung
In der Aufgabenbeschreibung nennen Sie möglichst nur Aufgaben, welche der oder die Mitarbeitende tatsächlich dauerhaft oder regelmässig durchgeführt hat. Ob Sie die Aufgaben in Form von Stichpunkten oder als Fliesstext verfassen, steht Ihnen frei. Der Fliesstext ermöglicht es, genauere Angaben zu den einzelnen Aufgaben zu machen. Mit Stichpunkten können die Aufgaben vor allem sehr übersichtlich dargestellt werden.
Die Tätigkeit von … (Name) beinhaltete folgende Aufgaben:
- … (Aufgaben einfügen)
Leistungsbewertung
Neben der objektiven Aufgabenbeschreibung kommt der subjektiven Leistungsbeschreibung ebenfalls grosse Bedeutung zu. Die Leistungsbewertung sollte etwas über die Arbeitsbereitschaft, die Kompetenz, das Fachwissen, Arbeitsweise und -erfolge und je nachdem auch über die Führungsleistung berichten. Bei der Leistungsbewertung sind standardisierte Zeugnisformulierungen weiterhin üblich, dennoch sollte das Arbeitszeugnis möglichst individuell und auf die konkrete Tätigkeit sowie die Leistungen der betreffenden Person abgestimmt formuliert werden.
Folgende Leistungsbewertung dient Ihnen als Vorlage und ist im Allgemeinen gut bis sehr gut. Sie sollten diese aber individuell auf den oder die jeweilige Mitarbeitende anpassen.
Wir haben … (Name) als äusserst gewissenhafte:n, einsatzfreudige:n und zuverlässige:n Mitarbeitende:n sehr geschätzt. Mit ihrer/seiner raschen Auffassungsgabe war sie/er in kürzester Zeit mit ihren/seinen Aufgaben vertraut und erledigte diese überaus gewissenhaft. … (Name) plante seine Arbeitsabläufe immer überaus sorgfältig. Ihre/Seine Arbeitsweise war stets geprägt von hoher Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Ihre/Seine soliden Kenntnisse befähigten sie/ihn, auch schwierige Aufgaben sehr gut zu lösen.
Im Unternehmen bewies … (Name) stets grosses Interesse und Eigeninitiative sowie eine vorbildliche Arbeitseinstellung und Motivation. Sie/Er erzielte bei der Arbeit stets beste Ergebnisse und gute Qualität. Die ihr/ihm übertragenen Aufgaben erfüllte … (Name) stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Bewertung der Soft Skills
Unter dem Aspekt Soft Skills wird der Umgang mit Vorgesetzten, Teammitglieder, Kundschaft und Geschäftspartner:innen beschrieben. Auch diese Bewertung der sozialen Kompetenzen muss wohlwollend formuliert sein. Sie können diese durch steigernde Wörter wie sehr, äusserst noch verbessern oder neutralere, aber immer wohlwollende Formulierungen zeigen, dass die Leistung für Sie eher genügend war.
Auch in persönlicher Hinsicht war … (Name) jederzeit vorbildlich. Sie/Er war immer freundlich und überzeugte durch sein/ihr professionelles Auftreten. Vorgesetzte, Teammitglider sowie die Kundschaft schätzten sie/ihn als immer hilfsbereite, und ausgeglichene Person.
Zudem war … (Name) sehr gut ins Team integriert, zeigte sich jederzeit teamfähig und konnte konstruktiv mit Konflikten umgehen. Veränderungen und neuen Anforderungen passte sie/er sich stets flexibel an.
Schlussabsatz
Ihr Arbeitszeugnis wird mit einer Schlussformel beendet. Darin wird der Beendigungsgrund genannt, ausser wenn dieser eine negative Auswirkung auf das Gesamtbild haben sollte. Zudem können Sie dem oder der Mitarbeitenden für die Tätigkeit im Unternehmen danken und einen Satz mit Zukunftswünschen anfügen.
… (Name) verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedanken uns bei ihr/ihm für die erfolgreiche und loyale Zusammenarbeit und wünschen ihr/ihm für die private und berufliche Zukunft alles Gute.
Die Vorlage für das Arbeitszeugnis kann frei angepasst und je nachdem auch relativiert werden. Ihre Angaben im Zeugnis sollten immer wohlwollend, wahr und vollständig sein. Bei der Formulierung sollten Sie auf Klarheit achten, der Text sollte sowohl für Mitarbeitende als auch für Personalfachleute verständlich und aussagekräftig sein, ob es sich dabei nun um ein Zwischenzeugnis oder ein Schlusszeugnis handelt.
Nutzung von KI für die Erstellung von Arbeitszeugnissen
Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen kann auch künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Die KI kann dabei als Unterstützung dienen, dennoch sollten sämtliche Inhalte sorgfältig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Um den Datenschutz zu gewährleisten, sollten datenschutzkonforme KI-Lösungen verwendet werden. Besonders wichtig ist unter anderem, dass die Aussagen korrekt sind, keine Vorurteile enthalten und nicht diskriminierend formuliert werden.
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