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Saisie des temps de travail : exemple de mise en application

Le monde du travail ayant fortement évolué avec l’introduction de nouveaux modèles plus flexibles, l’ordonnance sur l’enregistrement de la durée du travail a été adaptée. Cette solution de compromis entre les employeurs, les syndicats et le Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche est entrée en vigueur le 1er janvier 2016 et prend en compte la flexibilité actuelle en matière d’horaires autant que de lieu de travail.

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Quel est le but de la saisie des temps de travail ?

De nos jours, les employés ouvrent déjà leur boîte email en allant au travail et ne la ferment parfois qu’en allant se coucher. Le SECO place donc la santé des travailleurs en priorité, le respect des moments de repos jouant un rôle important pour leur santé physique et psychique. Ces périodes de pause devraient être mieux respectées grâce à l’obligation d’enregistrer les horaires de travail.

Quelles sont les réglementations ?

Pour les employeurs, il existe fondamentalement trois dispositions légales différentes selon les conditions-cadres.

  1. Disposition standard

Le début et la fin de chaque phase de travail et de pause – y compris les pauses café et cigarette – doivent être notés. Cette règle est valable pour tous les employés qui ne jouissent pas d’une quelconque autonomie et si les critères pour une autre réglementation ne sont pas remplis.

  1. Saisie simplifiée

Cette réglementation se limite à un chiffre global, soit une valeur unique par jour : celle du nombre d’heures effectuées. Pour cette solution, l’employé doit déjà disposer d’un certain degré d’autonomie et doit pouvoir fixer une partie importante de ses heures de travail lui-même.

  1. Exonération

Si un employé gagne plus de CHF 120’000 par année, profite d’une grande autonomie en matière d’organisation de son travail et de ses horaires et qu’il a signé un accord individuel, il peut faire l’impasse sur la saisie de son temps de travail.

Saisie simplifiée pour les entreprises de moins de 50 employés

Pour les petites entreprises de moins de 50 employés, une saisie simplifiée des temps de travail peut être appliquée. Pour cela, il suffit de parvenir à un accord individuel avec ses employés.

tanja-Vollenweider-HRMais à quoi ressemble cette saisie des temps de travail dans la pratique ? Nous avons posé la question à notre département RH. Tanja Vollenweider, directrice RH chez JobCloud SA à Zurich, nous explique dans cette interview comment l’enregistrement des temps de travail a été mis en place et quels obstacles elle a rencontrés avec son équipe.

 

 

 

Benjamin Seiler : Tanja, les avis sur la nouvelle réglementation sur l’enregistrement de la durée de travail sont divisés. Quelle est ton expérience avec la mise en place de ce nouveau processus ?

Tanja Vollenweider : Nous avons reçu l’obligation de la part de l’inspection du travail de mettre en place l’enregistrement du temps de travail d’ici à 2017. L’équipe RH était plutôt réservée vis-à-vis de cette consigne. Nous trouvions que ça ne correspondait pas à notre culture d’entreprise. Mais plus nous travaillions sur cette mise en place, plus nous étions convaincus par les avantages d’un tel système. Nous avons donc pu présenter la saisie des horaires de travail à la direction et à nos collaborateurs de façon positive. Nous avons rapidement décidé que tous les collaborateurs – à l’exception de la direction – noteraient leurs horaires de travail. Toutefois, il était important pour nous que nos collaborateurs aient toujours suffisamment de temps de repos et qu’ils ne voient pas cette nouvelle mesure comme un moyen de contrôle. De plus, il s’agissait d’introduire un système facile d’utilisation pour 180 collaborateurs. Je pense que nous avons bien géré ces défis avec l’application smartphone.

 

Pourquoi avons-nous besoin d’enregistrer les temps de travail ?

A une époque où beaucoup de choses fonctionnent de façon mobile et où la frontière entre temps libre et travail est devenue floue, nous avons besoin de mécanismes de protection pour les employés. Les personnes concernées en priorité sont celles qui en font plus que ce que l’on attend d’elles. L’introduction d’un système de saisie des temps de travail aide les dirigeants à engager le dialogue avec les collaborateurs. C’est dans l’intérêt de tous les employeurs d’avoir des collaborateurs en bonne santé, qui disposent de suffisamment de temps libre.

 

Comment se passe concrètement la mise en application ?

Nous avons introduit ce système avec l’aide d’Abacus, qui dispose depuis peu d’une application (AbaClik). Il existe aussi une solution desktop (myAbacus) pour les collaborateurs qui ne voudraient pas saisir leurs horaires de travail sur leur natel. La direction et les RH peuvent ensuite facilement télécharger tous ces chiffres sur myAbacus.

 

Comment cela se passait-il avant la mise en place de ce système ?

Avant la mise en place, nous inscrivions les diverses absences (p. ex. vacances, jours de maladie, etc.) sur des listes Excel. C’était plutôt compliqué et cela prenait beaucoup de temps. Avec la mise en place de la saisie des temps de travail, nous avons trouvé un système qui nous décharge. Cela nous permet d’utiliser ce gain de temps pour le dialogue avec les collaborateurs et le perfectionnement des cadres – et nous n’avons plus besoin de nous battre avec les tableaux Excel.

 

Ce qui aide le chef dans sa fonction de contrôle (fonction de dirigeant)…

Eh bien, que signifie « contrôler » ? Evidemment, on a une meilleure vue d’ensemble des temps de travail de chacun. Dans le quotidien d’un cadre, il est utile de concrétiser une impression subjective sur un employé par des données et des faits – ce qui constitue une base solide pour des discussions ouvertes. Les questions et les incertitudes peuvent ainsi être facilement résolues. Par chance, nous avons des collaborateurs particulièrement engagés et motivés. C’est aussi ce que montre le dernier sondage « Great Place to Work », qui nous a élu l’un des meilleurs employeurs de Suisse.

 

Et si des questions surgissent quand même, quelles pourraient-elles être ?

Elles pourraient être diverses et variées : est-ce que la charge de travail est adaptée ou est-elle trop lourde ? Tel ou tel employé se sent-il bien et ses forces sont-elles mises en avant ? Quelque chose doit-il être redistribué au sein de l’équipe ? Faut-il changer quelque chose aux processus/systèmes pour gagner en efficacité ?

 

Que fait-on des commerciaux qui rendent visite aux clients ou des collaborateurs travaillant en Home Office ?

C’est la question qu’on me pose le plus souvent. La réponse est simple : cela ne change rien à la saisie du temps de travail. Lorsqu’on travaille, on s’ « enregistre » sur l’application, lorsqu’on ne travaille plus, on « se déconnecte ». Cela signifie que, si un collaborateur travaille en Home Office un jour, il est « enregistré », il fait les pauses réglementaires et les note. Si un représentant est en route vers un client, il est « enregistré » sur l’application dès son départ. S’il dîne avec les clients, il effectue sa pause de midi réglementaire et « se déconnecte ».

Ce système est toujours basé sur la confiance. Nous faisons volontairement l’impasse sur le respect à 100% de la réglementation. Nous voulons procéder à la saisie des temps de travail de la façon la plus pragmatique et simple qui soit. Une notice d’utilisation de deux pages nous suffit largement.

 

A propos de la mise en place de la saisie des temps de travail : comment gérer les réticences des collaborateurs ?

Le département RH essaie autant que possible de répondre à toutes les questions qui surgissent, que ce soit de la part de la direction ou des cadres, mais aussi de celle des autres collaborateurs. Pour nous décharger quelque peu, nous avons formé en novembre 20 utilisateurs intensifs, qui ont pu tester le système au préalable, et nous nous réjouissons de leur soutien pour répondre à toutes les questions techniques au moment de la mise en route. De plus, nous avons organisé des programmes de formation fin décembre pour tous les collaborateurs et mis à disposition une FAQ avec les questions et les réponses les plus importantes. A présent, c’est au tour des cadres d’être formé, les premiers cours d’apprentissage ayant déjà pu être intégrés.

 


Les modèles de travail les plus récents, comme le jobsharing, sont parfois difficilement conciliables avec la saisie des temps de travail. Mais qu’est-ce que le jobsharing exactement ?

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