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Julie Martin au secours des archives

Julie est inquiète. On ne lui a toujours pas pardonné son initiative personnelle de la semaine passée. Elle voit bien que ses collègues redoublent d’attention sur son travail ; elle a perdu la possibilité de prendre des libertés.

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Sonia est déjà assise à son bureau, lorsque Julie entre au département des finances à 7h40. Elle lève à peine les yeux pour marmonner un bonjour, que Julie retourne poliment. « Tu aimerais aussi un café ? » propose Julie. Sonia refuse. Au lieu de cela, elle lui demande : « Julie, est-ce que je peux te montrer après comment on classe les archives ? » « Bien sûr », répond Julie.

Lorsqu’elle revient avec son café, Sonia parcourt le classeur avec elle. Elle lui explique comment elle garde une vue d’ensemble des factures, des reçus et des tickets de caisse, alors même qu’une tempête semble avoir balayé ce classeur. Julie prend assidûment des notes. « Voilà, conclut Sonia. Maintenant, j’aimerais bien que tu classes les reçus du mois passé dans l’ordre chronologique. »

Julie se met immédiatement au travail. Tous les reçus ont été négligemment entassés dans un casier : un fouillis de bulletins de retour, de livraison et de commande. Un travail qui demande plusieurs heures chaque mois. Julie trie donc les bulletins à plein régime et, au bout de trois heures, classe enfin le dernier reçu.

En rentrant du travail le soir même, elle raconte sa journée à son mari Jonas. « C’était plutôt pénible, j’ai dû trier et classer des bulletins pendant des heures. Je me demande si on ne pourrait pas faire ça différemment. Et puis, de toute façon, ils devront numériser tout ça un jour ou l’autre. » Jonas l’encourage : « Et si tu pensais à un moyen d’optimiser ce processus ? Comment vous gériez les archives chez ton dernier employeur ? » Julie réfléchit. Il est bien sûr impossible de comparer son ancien poste de travail avec celui qu’elle occupe chez Bentex. Bentex accumule bien plus de paperasse. Mais pourquoi ne ferait-elle pas une proposition pour améliorer le système ? Ainsi, elle pourrait racheter son initiative personnelle.

Le lendemain par chance, Julie peut de nouveau travailler avec Talior, le logiciel comptable, au lieu de trier des reçus. Elle est dans son élément. Soudain, une idée lui vient. Ne pourrait-on pas combiner ces deux choses ? Chez son dernier employeur, ils créaient et stockaient tous les documents de façon numérique directement dans le logiciel comptable. Cela ne fonctionnerait pas exactement de la même manière pour Bentex car une partie des documents papier devront être conservés pendant une période prédéfinie. Mais pourquoi ne pas numériser les reçus au fur et à mesure et les enregistrer dans un dossier correspondant sur Talior ? Et dès qu’on aurait un document dans la main, on pourrait directement le déposer sur Talior. L’investissement serait minime.

Julie a appris de son erreur de la semaine passée et n’ose plus prendre d’initiative personnelle. Avant de mettre en pratique son idée, elle la soumet à Sonia. Cette dernière écoute attentivement sa proposition. Julie se saurait dire ce qu’elle en pense. Est-il prétentieux de vouloir expliquer à une entreprise qui a une longue expérience comment faire son travail, alors qu’elle est « nouvelle » ? Soudain, le visage de Sonia s’illumine et elle esquisse un large sourire. « Julie, je dois t’avouer que ton idée est génial. Au fur et à mesure que l’on reçoit des bulletins, on dépenserait quelques minutes supplémentaires pour les numériser… » Julie finit sa phrase à se place : « …mais on éviterait de perdre du temps à les trier. Et puis, on n’aurait besoin de numériser qu’une seule fois. En plus, on aurait tous les documents au même endroit, au lieu d’en avoir une partie sur Talior et l’autre je ne sais où. » Sonia acquiesce. « Tu peux envoyer un email à Alina en expliquant en détail ton idée et dis-lui que j’aimerais faire un essai dès le mois prochain. » Julie nage dans le bonheur. Une fois à son bureau, elle envoie l’email à Alina.

Les nouveaux collaborateurs ne sont pas des fruits pas encore mûrs. Avant et pendant la période de formation interne, ils sont de véritables experts externes. Ils connaissent le domaine, connaissent le fonctionnement d’autres entreprises et ils n’ont pas encore perdu leur sens critique face à l’établissement. Impartiaux, ils considèrent son fonctionnement d’un œil plus neutre et plus critique. Les entreprises devraient profiter de ce fait, au lieu d’imposer leur marque de fabrique aux nouveaux employés. Cependant, ils ne font pas tous preuve d’autant d’esprit d’initiative que Julie, c’est pourquoi il vaut la peine de demander directement aux « nouveaux » s’ils ont des suggestions d’amélioration.

 

Christoph Jordi est fondateur et CEO de DoD!fferent et auteur de la chronique mensuelle «Julie Martin». DoD!fferent propose des conseils stratégiques et met laccent sur la marque employeur. Christoph Jordi enseigne également à lInstitut suisse pour l’économie d’entreprise où il s’occupe de la formation Cert. Employer Branding.

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