Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, endet nicht nur ein Arbeitsverhältnis – es öffnet sich auch ein Raum für ehrliches, wertvolles Feedback. Austrittsgespräche sind eine der besten Möglichkeiten, um genau das einzufangen: offene Rückmeldungen zur Unternehmenskultur, zur Führung und zu den eigenen Strukturen. Wer sie richtig nutzt, gewinnt mehr als nur ein Protokoll fürs Archiv – nämlich echte Einsichten, die bei der Weiterentwicklung helfen.
Geführt wird das Gespräch in der Regel durch die HR-Abteilung. Als Zeichen der Wertschätzung ist es sinnvoll, wenn zusätzlich auch die direkte Führungskraft ein Abschlussgespräch anbietet. Natürlich immer nur dann, wenn der oder die Mitarbeitende auch offen dafür ist. Zwang oder Pflichttermine bringen hier wenig – im Gegenteil, sie können die Gesprächsatmosphäre belasten.
Ein Gespräch mit Struktur, aber in ungezwungener Atmosphäre
Ein Austrittsgespräch sollte gut strukturiert sein. Trotzdem darf es sich wie ein „Abschieds-Kaffee“ anfühlen: offen, freundlich und mit Platz für spontane Themen. Im Zentrum stehen Inhalte wie die Integration ins Team, die Zusammenarbeit mit der Führungskraft, die Unterstützung durch HR und der generelle Eindruck vom Unternehmen. Auch die Wahrnehmung des Top-Managements ist ein Aspekt, der im Gespräch nicht fehlen sollte. Das Ziel ist nicht, sich zu rechtfertigen oder zu erklären – sondern zuzuhören und zu lernen.
Gute Gesprächsführung beginnt mit den richtigen Fragen. Wer wissen möchte, wie die Rolle erlebt wurde, welche Herausforderungen bestanden oder ob sich jemand bei HR gut aufgehoben gefühlt hat, stellt offene, wertschätzende Fragen – und hört aktiv zu. Dabei geht es nicht um eine Bewertung mit Schulnoten, sondern um persönliche Perspektiven, die helfen können, Dinge besser zu machen.
Kombination aus Umfrage und Gespräch
Vor dem Austrittsgespräch wird zum Beispiel bei JobCloud eine Umfrage mittels HR Software verschickt. Am Gespräch kann HR gezielt darauf eingehen. Diese Informationen sind vertraulich, das Gespräch wird nicht offiziell dokumentiert. Inhalte werden nur weiter verarbeitet, wenn konkreter Handlungsbedarf besteht.
Nicht in allen Fällen ist ein Austrittsgespräch möglich oder sinnvoll. Bei fristlosen Kündigungen oder sofortigen Freistellungen braucht es Fingerspitzengefühl und eine individuelle Entscheidung. Auch wenn Mitarbeitende explizit kein Gespräch möchten, sollte dieser Wunsch respektiert werden.
Nur wer auswertet, kann daraus lernen
Je nach verbleibender Kündigungsfrist und Urlaubstagen wird das Austrittsgespräch individuell terminiert – idealerweise nicht erst am allerletzten Tag, aber auch nicht zu früh, wenn noch einiges offen ist.
Besonders wertvoll wird das Ganze, wenn die Ergebnisse strukturiert ausgewertet werden. HR Software Tools ermöglichen es, Rückmeldungen systematisch zu analysieren und Trends zu erkennen. Aber auch ohne technische Plattform lohnt sich ein sauberer Prozess: Lieber ein ehrliches Gespräch führen als gar keines – und lieber kleine Schritte machen als die grosse Feedback-Strategie ewig aufzuschieben.
Ein Unternehmen, das seinen scheidenden Mitarbeitenden zuhört, zeigt nicht nur Wertschätzung – es beweist auch, dass Lernen Teil der Kultur ist. Und das kommt langfristig allen zugute, die bleiben.
