Les big five des entretiens d’embauche

Découvrez régulièrement sur notre blog des articles écrits par des spécialistes et experts du monde des Ressources Humaines. Nous avons à coeur de donner à ces auteurs une totale liberté totale tant sur le choix des sujets que sur l’angle d’analyse. Découvrez ci-dessous l’article rédigé par Diana Roth, coach en gestion RH, conférencière, et forte de 30 ans d’expérience dans le métier.

Vous avez reçu de très bons dossiers de candidature et voulez planifier les prochaines étapes jusqu’à l’entretien d’embauche de façon professionnelle? Dans cet article, je vous présente cinq types d’entretien d’embauche qui ont fait leurs preuves au cours de mes nombreuses années d’expérience dans le recrutement.

1. L’entretien standardisé

Un entretien standardisé est souvent tout indiqué pour un processus de recrutement professionnel. Dans le cadre d’un tel entretien, je pose les mêmes questions à tous les candidats. Autrement dit, la liste de questions est préparée à l’avance et on s’y tient fermement durant l’entretien. Les questions étant pré-rédigées, les interviews ont la garantie d’être uniformisés.

Le profil requis, dressé par le supérieur, constitue le fondement de cet entretien. Par exemple, si la capacité de gérer les conflits est une condition sine qua non, le recruteur posera à chaque candidat les mêmes questions ouvertes ou questions en quatre étapes sur ce sujet.

Les questionnaires standardisés présentent des avantages de taille:

• Tous les entretiens d’embauche se déroulent en principe de la même façon.
• Le questionnaire est construit de telle sorte que tous les sujets essentiels puissent être abordés.
• La check-list permet de s’assurer que tous les sujets essentiels ont effectivement été abordés.
• L’entretien se concentre sur l’aspect factuel (les facteurs subjectifs sympathie/antipathie n’entrent pas en compte).
• L’évaluation et la comparaison des candidats sont plus objectives car la priorité est mise sur un traitement égal et juste.

Selon moi, les inconvénients sont les suivants:

• La flexibilité en pâtit car il n’est pas possible de répondre par des questions individuelles.
• Ces entretiens sont souvent rigides et statiques.
• Les candidats ont souvent l’impression de subir un interrogatoire.
• Ce type d’entretien ne permet pas d’avoir un réel dialogue d’égal à égal.

2. L’entretien structuré

Dans le cadre de ma fonction de responsable RH, j’utilise pour cet entretien une check-list contenant toutes les questions que j’aimerais poser. Ce peut être des questions-clés ou simplement des thèmes. Contrairement à l’entretien d’embauche standardisé, je suis le seul (avec le supérieur) à décider la façon dont je pose ces questions. Toutefois, l’ordre des questions est fixe.

Par exemple, si la capacité de gérer les conflits est un critère essentiel pour ce poste, je note clairement cet élément dans ma check-list. Mais je suis libre de poser les questions comme je le sens ou de rajouter des éventuelles questions supplémentaires.

Selon moi, les avantages de cet entretien d’embauche sont les suivants:

• Les entretiens sont individualisés, contrairement aux entretiens standardisés.
• Si cet entretien est mené de façon professionnelle, on peut récolter plus d’informations utiles.
• Un véritable dialogue peut avoir lieu.
• La check-list permet de s’assurer que tous les sujets essentiels ont effectivement été abordés.

Je n’ai fait l’expérience que de deux inconvénients au cours des entretiens structurés:

• La personne menant l’entretien occupe une place majeure dans l’entretien.
• Le candidat n’a que très peu de possibilités d’approfondir certains sujets qui lui semblent importants.

3. L’entretien libre

Les supérieurs apprécient particulièrement l’entretien d’embauche libre car il n’y a aucune consigne particulière. La personne menant l’entretien pose spontanément les questions qui lui viennent à l’esprit au cours d’un dialogue libre et interactif. Les critères définis pour le profil requis servent de fil conducteur.

Les avantages sont de taille:

• Un réel dialogue peut avoir lieu.
• Plus de flexibilité pour poser des questions spécifiques (pour clarifier un point) et approches globales possibles
• Tous les participants bénéficient d’une grande marge de manœuvre. Ils peuvent donc influer activement sur l’entretien. Le candidat également.
• Les éléments importants pour tous les participants peuvent être approfondis et d’autres sujets peuvent être abordés rapidement ou même complètement omis.
• Les candidats extravertis ont l’opportunité de montrer tout leur potentiel durant l’entretien.

Cependant, les inconvénients ne sont pas négligeables:

• Il est facile de manipuler ou de biaiser l’entretien.
• L’évaluation des candidats est plutôt subjective.
• Si le recruteur ou le supérieur manquent d’expérience ou de compétences, l’entretien peut vite devenir un monologue.
• Les aspects relationnels et les sympathies individuelles peuvent occuper une place trop importante.
• Les candidats introvertis ont rarement l’opportunité de prouver leur potentiel durant un tel entretien.

4. L’entretien multimodal

Ce modèle est un mélange entre les entretiens d’embauche structuré et standardisé. Dans le recrutement, les entretiens multimodaux suivent un fil conducteur clair tout en prévoyant des plages de dialogue pour permettre aux deux parties de réagir librement. L’évaluation se fait dans un second temps. L’entretien se déroule en huit phases, qui sont toujours les mêmes. Par ailleurs, le temps octroyé pour chaque phase est souvent prévu à l’avance. De cette façon, on garantit que chaque candidat a le même temps de parole.

Les huit phases se déroulent comme suit:

1. Accueil du candidat et brève discussion informelle. Informations générales sur les personnes présentes.
2. Présentation du candidat, son parcours, ses attentes, etc.
3. Questions standardisées sur son dossier de candidature, ses qualifications professionnelles, etc.
4. Questions ouvertes sur le recrutement (précisions, questions spécifiques, pas forcément réservées à ce candidat-ci)
5. Questions sur la vie du candidat, ses expériences, son caractère, ses intérêts
6. Informations sur l’entreprise et le poste
7. Questions situationnelles (on demande au candidat d’imaginer comment il agirait dans telle ou telle situation)
8. Questions du candidat, fin de l’entretien

Selon moi, les avantages de l’entretien multimodal sont les suivants:

• Structure claire de l’entretien
• Les éléments standardisés donnent une garantie supplémentaire.
• La partie questions ouvertes assure une certaine flexibilité.
• Un vrai dialogue est possible.
• L’évaluation se fait dans un second temps. Les jugements hâtifs sont évités.
• Il est possible de comparer les candidats de façon objective.
• Il est facile de percevoir les points faibles du candidat.

Les inconvénients de ce type d’entretien:

• Il nécessite un grand travail de préparation.
• L’entretien en lui-même prend du temps.
• Une certaine discipline est nécessaire pour s’en tenir aux huit phases.
• Selon le poste, le candidat peut se sentir dépassé par un tel entretien.

5. L’entretien sous pression: un type d’entretien d’embauche plutôt rare

On utilise régulièrement ce modèle d’entretien d’embauche pour pourvoir des postes de cadres. Lors d’un tel entretien, on pose volontairement des questions inconfortables, provocantes ou affirmant des éléments faux ou inexacts aux candidats. Il faut toutefois préciser qu’aucun entretien d’embauche n’est un entretien sous pression du début à la fin. Il est toujours conseillé de commencer en douceur avec une discussion informelle en guise d’échauffement.

A mon avis, il ne faut utiliser ce type d’entretien que dans des cas bien précis et de façon très habile. Les chasseurs de têtes conseillent toujours de commencer par poser des questions inoffensives avant de creuser plus loin. Le but est de déstabiliser le candidat. D’autres techniques utilisées dans le cadre d’un entretien sous pression sont l’interruption constante et impolie du candidat et le signalement de propos contradictoires dans les réponses du candidat. Les recruteurs chevronnés misent même sur des silences prolongés pour voir comment réagit le candidat.

Le but d’un entretien d’embauche sous pression est d’évaluer la résistance du candidat. Cependant, il n’existe aucun modèle permettant au recruteur d’évaluer le comportement du candidat. Il s’agit en priorité de définir comment le candidat gère les situations stressantes.

Les avantages d’un entretien sous pression sont les suivants:

• On se rend compte exactement de la façon dont le candidat résiste au stress.
• Le caractère très construit et réfléchi du processus donne de l’assurance à la personne menant l’entretien.

Les inconvénients:

• Il s’agit d’une situation créée de toutes pièces qui ne correspond pas à la réalité.
• D’après moi, un entretien sous pression n’est indiqué que pour certains postes bien précis: chef des ventes, CEO, pilote, policier, etc.
• Si le candidat n’est pas engagé, il en gardera un goût amer, ce qui pourrait nuire à l’image de l’entreprise (marketing du personnel).

Derniers conseils

Choisissez la technique d’entretien qui correspond le mieux à votre entreprise et au poste à pourvoir. Un apprenti logisticien ne peut pas être soumis à un entretien sous pression et il vaut mieux éviter l’entretien libre si le supérieur ne l’utilise que pour faire un long monologue. Par ailleurs, la règle veut que le candidat dispose d’au moins 50% du temps de parole durant un entretien.

Vous cherchez un nouveau chef des ventes en Suisse? Pourquoi ne pas soumettre le candidat à un bref entretien sous pression? Mais uniquement lors d’une deuxième entrevue, après un entretien multimodal rigoureux, qui se prête mieux à une première sélection dans ce cas-là. Vous cherchez un remplaçant pour votre concierge récemment parti à la retraite? Je vous conseille plutôt de miser sur l’entretien structuré.

Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.